Seminario CTPAT: Validaciones Virtuales y Criterios Mínimos de Seguridad
El pasado 14 de diciembre, diversos expertos en el programa CTPAT, incluyendo el antiguo director y especialistas de seguridad en la cadena de suministros, condujeron un seminario en línea para discutir las validaciones virtuales y los nuevos Criterios Mínimos de Seguridad, dos de los principales retos recientes para las empresas miembro.
Como respuesta a la suspensión de validaciones físicas a empresas a consecuencia de la pandemia Covid-19, los especialistas CTPAT han completado alrededor de 1,880 validaciones virtuales entre julio de 2020 a octubre de 2021, estimando llegar a las 2,000 validaciones virtuales para finales del 2021. El tiempo promedio de la duración de las validaciones virtuales es 4 horas o menos para el 65% de las compañías evaluadas, llegando hasta 8 horas para el resto. Dentro de los principales factores que afectan el tiempo de validación es la preparación y la complejidad de la cadena de suministro en cada empresa, por lo que en este seminario se revisaron medidas para llevar a cabo una validación exitosa en el menor tiempo posible.
A pesar de que la contingencia sanitaria continúa afectando la realización de visitas físicas a las instalaciones de las empresas miembro, las validaciones virtuales siguen siendo un proceso fundamental para que las empresas demuestren que sus procedimientos y actividades cumplen con los Criterios Mínimos de Seguridad CTPAT. El llenado completo y correcto del cuestionario de seguridad, al igual que las evidencias visuales, se convierten en la base para que el especialista logre corroborar el cumplimiento de la empresa a los criterios.
Las empresas que sean seleccionadas para una validación virtual en 2022 serán notificadas a través de un correo electrónico genérico, informándoles que el especialista asignado a su cuenta se comunicará posteriormente para agendar la sesión o sesiones de validación. Una vez que se reciba esta notificación, la empresa tendrá una ventana de tiempo para prepararse para la validación virtual. Esta preparación es clave para lograr que los miembros clave de la organización que participan en la cadena de suministros participen y apoyen con las evidencias que les correspondan. Adicionalmente, se recomienda contar con un representante de alta gerencia en una de las sesiones (a través de un mensaje o video corto) para recalcar el compromiso integral como miembro CTPAT en el mantenimiento de la seguridad dentro de la cadena de suministros.
Una validación virtual exitosa recae principalmente en la correcta reparación y práctica, por lo que se recomienda que las empresas tomen en cuenta las siguientes medidas:
- Recolectar la mayor cantidad de evidencias de implementación previo a la validación (fotografías, gráficas, videos, formatos, etc.) y ordenarla de acuerdo con la agenda establecida.
- Designar a un líder que sea el enlace entre el especialista y los demás miembros de la empresa.
- Almacenar la información a través de un sistema automatizado de mantenimiento de registros o dispositivos de almacenamiento portátiles USB encriptados (como Iron Key).
- Definir la plataforma de conferencias virtuales que se utilizará para la sesión, donde cada participante se conecte a través de su propio equipo de cómputo.
- Verificar que se cuenta con la documentación en formato digital y de fácil acceso.
- Contar con un plan de respaldo en caso en caso de presentarse un problema en la señal, conexión lenta o pérdida de electricidad en la sesión.
- Realizar una validación de ensayo con el equipo para probar funciones como compartir pantalla, envío de documentos y entrada a la sesión.
Las empresas que lleven a cabo una validación virtual deben de estar preparadas para contar con un video que sirva como recorrido virtual de las instalaciones, incluyendo las zonas de mayor riesgo, tales como el perímetro, casetas de entrada y salida, zona de carga/descarga, estacionamientos, monitoreo de cámaras de seguridad, etc. En este video también pueden incluirse la utilización de herramientas de acceso (tarjetas llave, biométricos, gafetes) para entrar a zonas restringidas.
De igual forma, el programa ha realizado cambios importantes a los Criterios Mínimos de Seguridad recientemente, el más notable siendo la inclusión de tres nuevos Criterios: Seguridad Agrícola, Seguridad Cibernética y Visión de Seguridad y Responsabilidad. Adicional a esto, se hicieron alrededor de 150 cambios al cuestionario de seguridad en todos los estándares, incrementando los requerimientos obligatorios (Must) y disminuyendo los lineamientos sugeridos (Should).
Durante las validaciones virtuales, las empresas deben presentar evidencia del cumplimiento en estos tres nuevos criterios, por lo que se sugiere corroborar que se han realizado las actualizaciones necesarias a los procedimientos y formatos aplicables.
De acuerdo con conversaciones con oficiales del programa CTPAT, las validaciones de primera vez seguirán siendo físicas, mientras que las validaciones de seguimiento continuarán siendo virtuales en el futuro inmediato. Sin embargo, hoy en día no se han reanudado las visitas físicas a las empresas para las validaciones de primera vez, ni se cuenta con una fecha estimada para que se lleven a cabo.
Por tanto, es de vital importancia que las empresas pendientes de realizar su validación de seguimiento cuenten con la preparación correcta para realizarla de manera virtual con su especialista CTPAT.
Te invitamos a contactar a TLC Asociados para asesorarte en el procedimiento de validación virtual CTPAT, y verificar que tu empresa cumpla con los nuevos Criterios Mínimos de Seguridad.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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Last December 14, several experts in the CTPAT program, including the former director and supply chain security specialists, conducted a webinar to discuss virtual validations and the new Minimum Security Criteria, two of the main recent challenges for member companies.
In response to the suspension of physical validations to companies as a result of the Covid-19 pandemic, CTPAT specialists have completed about 1,880 virtual validations between July 2020 and October 2021, with an estimated number of 2,000 virtual validations by the end of 2021. The average time for virtual validations is 4 hours or less for 65% of the companies evaluated, reaching up to 8 hours for the rest. One of the main factors affecting validation time is the preparation and complexity of the supply chain in each company, so this seminar reviewed measures to carry out a successful validation in the shortest possible time.
Although the sanitary contingency continues to affect the performance of physical visits to member companies’ facilities, virtual validations continue to be a fundamental process for companies to demonstrate that their procedures and activities comply with the CTPAT Minimum Safety Criteria. The complete and correct completion of the safety questionnaire, as well as the visual evidence, become the basis for the specialist to corroborate the company’s compliance with the criteria.
Companies that are selected for a virtual validation in 2022 will be notified via a generic email, informing them that the specialist assigned to their account will contact them at a later date to schedule the validation session(s). Once this notification is received, the company will have a period of time to prepare for virtual validation. This preparation is key to ensure that the key members of the organization involved in the supply chain participate and support with their corresponding evidence. Additionally, it is recommended to have a senior management representative at one of the sessions (through a message or short video) to emphasize the comprehensive commitment as a CTPAT member in maintaining security within the supply chain.
A successful virtual validation relies primarily on proper repair and practice, so it is recommended that companies consider the following measures:
– Collect as much evidence of implementation as possible prior to validation (photographs, graphics, videos, forms, etc.) and order it according to the established agenda.
– Designate a leader to be the link between the specialist and the other members of the company.
– Store information through an automated record keeping system or encrypted USB portable storage devices (such as Iron Key).
– Define the virtual conference platform to be used for the session, where each participant will connect through his or her own computer.
– Verify that documentation is available in digital format and easily accessible.
– Have a backup plan in case of a signal problem, slow connection or loss of power during the session.
– Perform a trial validation with the equipment to test functions such as screen sharing, document sending and login.
Companies conducting a virtual validation must be prepared to have a video that serves as a virtual tour of the facilities, including high-risk areas such as the perimeter, entrance and exit booths, loading/unloading area, parking lots, security camera monitoring, etc. This video may also include the use of access tools (key cards, biometrics, badges) to enter restricted areas.
Additionally, the program has recently made important changes to the Minimum Security Criteria, the most notable is the inclusion of three new criteria: Agricultural Security, Cyber Security and Security Vision and Accountability. In addition to this, about 150 changes were made to the security questionnaire in all standards, increasing the mandatory requirements (Must) and decreasing the suggested guidelines (Should).
During the virtual validations, companies must present evidence of compliance with these three new criteria, so it is suggested to corroborate that the necessary updates have been made to the applicable procedures and formats.
According to conversations with CTPAT program officials, first-time validations will remain physical, while follow-up validations will continue to be virtual for the foreseeable future. However, physical visits to companies for first-time validations have not resumed at this time, nor is there an estimated date for them to take place.
Therefore, it is absolutely important that companies pending their follow-up validation have the correct preparation to perform it virtually with their CTPAT specialist.
We invite you to contact TLC Asociados for advice on the CTPAT virtual validation procedure, and to verify that your company complies with the new Minimum Security Criteria.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
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