El pasado 4 de agosto de 2021 se publicó en el Diario Oficial de la Federación las nuevas medidas administrativas para diversos trámites y procedimientos ante la Secretaría de Economía.

En este documento se siguen formalizando los procedimientos y trámites legales cuya resolución se realizan a través de la cuenta de correo electrónico de los contribuyentes.

Si bien el uso de las tecnologías es un aliado que puede facilitar la comunicación entre el gobierno y los ciudadanos, sobre todo en el entorno actual donde las actividades no se encuentran realizando con normalidad, siempre debe buscarse que se realice en un entorno de seguridad jurídica, de tal manera que al compartir información de forma sencilla o inmediata y comunicaciones con las autoridades respeten los derechos de los ciudadanos en cada solicitud o procedimiento.

Y aunque hay tareas pendientes, los requisitos establecidos en este acuerdo suman y abonan para aminorar el escenario de desinformación que se ha vivido durante el cierre de actividades presenciales ante esta autoridad, donde se observan trámites,  respuestas, requerimientos múltiples, en ocasiones resoluciones en sentido negativo por falta de información que no recibió o se recibió incompleta por restricciones propias de los sistemas de las autoridades y falta de seguridad que ocasiona que no se reciba un acuse formal de recibo, o bien requerimientos y procedimientos sin apoyo normativo que otorgue seguridad jurídica en cada procedimiento.

En este escenario, se precisó que la “Dirección General de Facilitación Comercial y de Comercio Exterior” (DGFCCE), como el contribuyente podrán desahogar los trámites y procedimientos en materia de comercio exterior por medio de correos electrónicos.

Podemos rescatar los siguientes REQUISITOS que son de aplicación general para los diversos trámites ante la Secretaría:

1. Las solicitudes, escritos y promociones en la ventanilla física de la oficialía de partes de la Secretaría, cita en Calle Pachuca número 189, Colonia Condesa, Demarcación Territorial Cuauhtémoc, Código Postal 06140, Ciudad de México, en un horario de 09:00 a 18:00 horas.

Dicho horario será el mismo para aquellos que envíen o realicen diversos trámites o procedimientos vía correo electrónico, y se considerará presentada el día hábil de su recepción.

Para el caso de las solicitudes de trámites o procedimientos que se reciban de forma electrónica después de las 18:00 horas o en días inhábiles, se considerará presentada al día hábil inmediato siguiente.

2. La Secretaría confirmará mediante correo electrónico la recepción de información de algún trámite a más tardar al día hábil siguiente, acusar de recibido y asignar un folio de seguimiento para su identificación.
3. En todos los trámites o procedimientos para los que se habiliten correos electrónicos para su sustanciación, se deberá remitir en la solicitud inicial un escrito libre firmado por el particular o representante legal, mediante el cual se proporcione un número telefónico de contacto y se designe al menos un enlace, especificando el correo electrónico respectivo, así como, en su caso, los nombres completos y cuentas de correo electrónico de las personas de las que válidamente se recibirá la información o consultas relacionadas con su trámite o procedimiento. Asimismo, se deberá manifestar expresamente su conformidad para recibir información y notificaciones relacionadas con su solicitud, a través de las cuentas de correo electrónico designadas.
4. En caso de que los archivos enviados vía correo electrónico para la solicitud de trámite o procedimiento se encuentren dañados, sean ilegibles, contengan virus o no se puedan abrir, la autoridad enviará un correo electrónico al contribuyente haciendo de su conocimiento dicha circunstancia y solicitando el reenvío de la documentación y/o información en un plazo determinado, según sea el caso.

Para tal efecto, se tendrá como presentada la solicitud correspondiente una vez que se subsane el error en los documentos electrónicos.

5. Los términos empezarán a correr a partir de que se reciba el archivo electrónico en condiciones útiles, el mismo se pueda abrir y cumpla con todas las formalidades que correspondan al trámite, lo cual será confirmado por la unidad administrativa competente para su trámite y resolución mediante correo electrónico, dentro de los horarios de 09:00 a 18:00 horas.
6. Durante la sustanciación de los trámites o procedimientos, la información remitida por los particulares no se considerará recibida por parte de las unidades administrativas cuando los archivos se encuentren dañados, sean ilegibles, contengan virus o no se puedan abrir, para lo cual deberá prevenir al particular de tales hechos, sin afectar el cómputo de los plazos para la atención de los requerimientos, pudiendo las unidades administrativas de la Secretaría ampliar dichos términos y plazos.

Los plazos para la Secretaría no correrán hasta que no se reciban adecuadamente los documentos, conforme a los términos y plazos correspondientes.

7. La información que se remita a la Secretaría conforme al presente Acuerdo no podrá exceder de 20 Megabytes (MB). En caso de que dicho límite se exceda, se podrá adjuntar la liga de acceso a la misma para su descarga con los permisos correspondientes, a efecto de que las unidades administrativas de la Secretaría estén en posibilidad de obtenerla, así como un índice, especificando los documentos, número de fojas que incluyen, y tamaño de los archivos que se incluyen en dicha liga. La información que se transmita a través de este medio deberá estar a disposición, sin alteración o modificación alguna durante el trámite o procedimiento correspondiente y la misma podrá ser requerida para su cotejo.

La información que en su conjunto exceda el límite de 20 MB, y pueda separarse en diversos documentos, podrá enviarse en correos subsecuentes que deberán ir numerados en el orden respectivo o cronológicamente para su debida identificación. En caso de que el índice al que se refiere el primer párrafo no coincida con los archivos, la solicitud se considerará como no presentada, y se notificará lo correspondiente al solicitante en un término que no exceda de cinco días hábiles, para que, en su caso, presente de nueva cuenta el trámite o procedimiento correspondiente.

8. Corresponderá a los usuarios que realicen trámites y procedimientos vía electrónica ante la Secretaría comprobar que recibieron un folio de seguimiento o de respuesta, siendo necesario que se acuse de recibo una vez que se brinde dicho folio. En caso de no recibir acuse por parte del particular o solicitante, se podrá tener por no presentado el trámite o procedimiento correspondiente.
9. La resolución de los trámites y procedimientos (incluyendo consultas, promociones, presentación de información, o cualquier comunicación enviada por vía electrónica) se podrán sustanciar a través de los medios de comunicación electrónica ya existentes, previa aceptación expresa que los particulares hagan a través del mismo medio electrónico.
10. Se presumirá que toda la documentación que se envía digitalizada fue escaneada de sus originales o copias certificadas, sin embargo, las unidades administrativas de la Secretaría podrán, en cualquier momento, solicitar la documentación para cotejo en caso de considerarlo necesario.

En caso de tener alguna duda en particular no duden en contactarnos, no olviden que cualquier omisión de los puntos antes mencionados la Secretaria podrá tener por no presentado el trámite o procedimiento correspondiente.

“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.

Para más información o comentarios sobre esta publicación contacte a:

División de Arquitectura y Defensa Legal Aduanera

TLC Asociados S.C.

tlc@tlcasociados.com.mx

Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados de TLC Asociados, S.C. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto TLC Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.

On August 4, 2021, the new administrative measures for various formalities and procedures before the Secretariat of Economy were published in the Official Journal of the Federation.

This document continues to formalize the legal procedures and formalities whose resolution is made through the taxpayers’ e-mail account.

While the use of technology is an ally that can facilitate communication between the government and citizens, especially in the current environment where activities are not being carried out normally, it should always be done in an environment of legal certainty, so that when sharing information easily or immediately and communications with the authorities respect the rights of citizens in each request or procedure.

And although there are pending tasks, the requirements established in this agreement add up and contribute to lessen the scenario of misinformation that has been experienced during the closing of face-to-face activities before this authority, where we observe procedures, answers, multiple requirements, sometimes negative resolutions due to lack of information that was not received or was received incomplete due to restrictions of the authorities’ systems and lack of security that causes not to receive a formal acknowledgement of receipt, or requirements and procedures without regulatory support that provides legal certainty in each procedure.

In this scenario, it was specified that the “General Directorate of Trade Facilitation and Foreign Trade” (DGFCCE for its Spanish acronym), as well as the taxpayer, will be able to carry out the formalities and procedures in foreign trade matters by means of e-mails.

We can rescue the following REQUIREMENTS that are of general application for the different procedures before the Secretariat:

1. Applications, pleadings and promotions at the physical window of the official office of the Secretariat, located at Pachuca Street number 189, Colonia Condesa, Demarcación Territorial Cuauhtémoc, Postal Code 06140, Mexico City, from 09:00 to 18:00 hours. Said hours will be the same for those who send or carry out various formalities or procedures via e-mail, and will be considered submitted on the business day of its receipt.

   In the case of requests for formalities or procedures received electronically after 6:00 p.m. or on non-business days, it will be considered filed on the immediately following business day.

2. The Secretariat will confirm by e-mail the receipt of information on a procedure no later than the following business day, acknowledge receipt and assign a tracking folio for identification purposes.
3. In all proceedings or procedures for which e-mails are enabled for their substantiation, the initial request must be accompanied by a free writing signed by the individual or legal representative, providing a contact telephone number and designating at least one link, specifying the respective e-mail address, as well as, if applicable, the full names and e-mail accounts of the persons from whom the information or consultations related to the proceeding or procedure will be validly received. Likewise, you must expressly state your consent to receive information and notifications related to your request, through the designated e-mail accounts.

4. In the event that the files sent via e-mail for the request for a procedure or procedure are damaged, illegible, contain viruses or cannot be opened, the authority will send an e-mail to the taxpayer informing him/her of such circumstance and requesting the resending of the documentation and/or information within a specific period of time, as the case may be.

   For this purpose, the corresponding request will be considered as filed once the error in the electronic documents is corrected.

5. The terms will begin to run from the moment the electronic file is received in useful conditions, it can be opened and complies with all the formalities that correspond to the procedure, which will be confirmed by the competent administrative unit for its processing and resolution by e-mail, within the hours of 09:00 to 18:00 hours.
6. During the substantiation of the formalities or procedures, the information submitted by the individuals will not be considered received by the administrative units when the files are damaged, illegible, contain viruses or cannot be opened, for which purpose the individual must be notified of such facts, without affecting the computation of the deadlines for compliance with the requirements, and the administrative units of the Secretariat may extend such terms and deadlines.

The deadlines for the Secretariat will not run until the documents are properly received, according to the corresponding terms and deadlines.

7. The information submitted to the Secretariat pursuant to this Agreement may not exceed 20 Megabytes (MB). In the event that such limit is exceeded, the access link to the same may be attached for downloading with the corresponding permissions, so that the administrative units of the Secretariat are able to obtain it, as well as an index, specifying the documents, number of pages included, and size of the files included in such link. The information transmitted through this means must be available without any alteration or modification whatsoever during the corresponding process or procedure and may be requested for comparison.

The information that as a whole exceeds the limit of 20 MB, and can be separated into several documents, may be sent in subsequent mails that must be numbered in the respective order or chronologically for proper identification. In the event that the index referred to in the first paragraph does not coincide with the files, the request will be considered as not submitted, and the applicant will be notified accordingly within a term not exceeding five working days, so that, if applicable, he/she may resubmit the corresponding process or procedure.

8. It will be the responsibility of the users who carry out procedures and formalities electronically before the Secretariat to prove that they received a follow-up or response folio, being necessary to acknowledge receipt once said folio is provided. If no acknowledgement is received by the individual or applicant, the corresponding procedure may be deemed not to have been filed.
9. The resolution of the formalities and procedures (including consultations, promotions, submission of information, or any communication sent electronically) may be substantiated through the existing electronic means of communication, upon express acceptance by the individuals through the same electronic means.
10. It will be presumed that all documentation sent digitized was scanned from their originals or certified copies, however, the administrative units of the Secretariat may, at any time, request the documentation for collation if deemed necessary. 

In case you have any particular questions please do not hesitate to contact us. Remember that omitting any of the aforementioned points may result in the Secretary not considering the corresponding procedure or proceeding as not having been filed.

“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.

For further information or comments regarding this article, please contact:

Architecture and Customs Legal Defense Division

TLC Asociados S.C.

tlc@tlcasociados.com.mx

A total or partial reproduction is completely prohibited. All rights are reserved to TLC Asociados, S.C. The content of this article is not a consultation; therefore, TLC Asociados S.C., its team and its author do not assume any responsibility for the interpretations or implementations the reader may have.