Requerimiento de escrituras constitutivas y actas de asamblea en ejercicio de facultades de comprobación
Conforme al artículo 42, fracción II del Código Fiscal de la Federación, las autoridades fiscales (SAT, las Secretarias de Finanzas de los Estados), con el fin de comprobar si los contribuyentes, los responsables solidarios, los terceros con ellos relacionados o los asesores fiscales han cumplido con las disposiciones fiscales y aduaneras, están autorizadas para requerir que exhiban en su domicilio, establecimiento, en las oficinas de las propias autoridades o dentro del buzón tributario, su contabilidad, datos, documentos o informes.
Sin embargo, con objeto de garantizar el derecho humano a la seguridad jurídica previsto en el artículo 16 de nuestra Constitución y limitar el ejercicio abusivo de las facultades de la autoridad, en caso de que requieran la exhibición de escrituras constitutivas y actas de asamblea deben razonar:
- El motivo o necesidad por la que los solicita, esto es, debe identificar la medida que produzca menor afectación al particular.
- La idoneidad de los documentos solicitados, es decir, que con los documentos solicitados se alcance el fin que se persigue y
- La proporcionalidad o adecuación de esos documentos al motivo o fin que persigue con su requerimiento.
Lo anterior porque algunas autoridades tienen la mala práctica durante los procedimientos de revisión efectuados a los contribuyentes de solicitar instrumentos notariales sin justificar la necesidad de su exhibición, esto es, sin explicar qué relación tienen con el cumplimiento de las obligaciones que van a revisar o cuál es el motivo por el que requieren conocer tales documentos, causando una molestia excesiva e injustificada a los contribuyentes.
Lo anterior, se sostuvo en el criterio del Segundo Tribunal Colegiado en Materia Administrativa del Séptimo Circuito que establece lo siguiente:
REVISIÓN DE ESCRITORIO O GABINETE. PARA CUMPLIR CON EL PRINCIPIO DE SEGURIDAD JURÍDICA, LA ORDEN RESPECTIVA DEBE FUNDAR Y MOTIVAR LA NECESIDAD, IDONEIDAD Y PROPORCIONALIDAD DEL REQUERIMIENTO DE LA ESCRITURA CONSTITUTIVA DE LA PERSONA MORAL CONTRIBUYENTE Y SUS RESPECTIVAS ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS.-
Hechos: La quejosa promovió juicio de amparo indirecto contra la orden de revisión de escritorio o gabinete, en la cual se le requirió la exhibición de la escritura constitutiva, así como de las actas de asamblea de accionistas ordinarias y/o extraordinarias protocolizadas. El Juez de Distrito concedió la protección constitucional al considerar que la orden se emitió sin justificar las razones inmediatas o especiales de que esa documentación guarda relación directa con las obligaciones fiscales a revisar, dado que se generaron en periodo distinto al establecido en la propia orden. Inconforme, la autoridad responsable interpuso recurso de revisión.
Criterio jurídico: Este Tribunal Colegiado de Circuito determina que cuando la autoridad fiscal emite una orden de revisión de escritorio o gabinete en la que formule requerimiento de la documentación mencionada con sustento en sus facultades de comprobación previstas en los artículos 42, fracción II y 48 del Código Fiscal de la Federación, para cumplir con el principio de seguridad jurídica, debe fundar y motivar la necesidad (identificar la medida que produzca menor afectación al particular), idoneidad (optar por la medida eficaz para el fin perseguido) y proporcionalidad (que exista correspondencia entre el medio elegido y el fin buscado) de dicha actuación.
Justificación: Lo anterior, a efecto de garantizar la seguridad jurídica contenida en el artículo 16 de la Constitución General, así como limitar el ejercicio abusivo de las facultades de toda autoridad, incluyendo las exactoras. Ahora bien, este principio responde a la prohibición de excesos, así como a la intervención mínima en el ámbito de los derechos de los individuos, por lo que se debe tener en cuenta al establecer límites o restricciones para el acceso a la contabilidad y documentación de los particulares, ya que la falta de precisión acerca de los documentos o elementos que deben exhibirse y el uso de términos generales, como “suficientes y necesarios”, por su amplitud, puede conducir a distintas interpretaciones y causarse una molestia excesiva e injustificada a los contribuyentes, mediante la revisión de documentos o elementos innecesarios o ajenos al fin y temporalidad sujetos a verificación en la orden de revisión de escritorio o gabinete; de esta manera, la finalidad es evitar alguna intromisión más allá de lo necesario, respecto a los documentos y contabilidad requeridos y que la molestia sea la menor posible o la estrictamente necesaria.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
Para más información o comentarios sobre esta publicación contacte a:
División de Arquitectura y Defensa Legal Aduanera
TLC Asociados S.C.
Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados de TLC Asociados, S.C. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto TLC Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.
In accordance with Article 42, Section II of the Federal Tax Code, the tax authorities (SAT, the Finance Departments of the States), in order to verify whether taxpayers, jointly and severally liable parties, third parties related to them or tax advisors have complied with the tax and customs provisions, are authorized to require that they exhibit at their address, establishment, at the offices of the authorities themselves or in the tax mailbox, their accounting, data, documents or reports.
However, in order to guarantee the human right to legal certainty provided for in Article 16 of our Constitution and to limit the abusive exercise of the authority’s powers, in the event that they require the exhibition of articles of incorporation and minutes of meetings, they must justify the following reasons:
- The reason or need for the request, in other words, the measure that will have the least impact on the individual must be identified.
- The suitability of the requested documents, in other words, that the requested documents achieve the intended purpose, and
- The proportionality or adequacy of these documents to the reason or purpose for which the request is made.
This is because some authorities have the bad practice during the review procedures carried out on taxpayers of requesting notarial instruments without justifying the need for their exhibition, that is, without explaining what relation they have with the compliance of the obligations to be reviewed or what is the reason for which they require to know such documents, causing an excessive and unjustified inconvenience to taxpayers.
The foregoing is supported by the criteria of the Second Collegiate Court in Administrative Matters of the Seventh Circuit, which states the following:
DESK OR CABINET REVIEW. IN ORDER TO COMPLY WITH THE PRINCIPLE OF LEGAL CERTAINTY, THE RESPECTIVE ORDER MUST JUSTIFY THE NECESSITY, SUITABILITY AND PROPORTIONALITY OF THE REQUIREMENT OF THE TAXPAYER’S ARTICLES OF INCORPORATION AND THE RESPECTIVE MINUTES OF THE SHAREHOLDERS’ MEETING.-
Facts: The complainant filed an indirect writ of amparo against the desk or cabinet review order, in which she was required to exhibit the articles of incorporation, as well as the notarized ordinary and/or extraordinary shareholders’ meeting minutes. The District Judge granted the constitutional protection considering that the order was issued without justifying the immediate or special reasons that such documentation is directly related to the tax obligations to be reviewed, since they were generated in a period different from the one established in the order itself. Dissatisfied, the responsible authority filed an appeal for review.
Legal criterion: This Collegiate Circuit Court determines that when the tax authority issues a desk or cabinet review order in which it issues a requirement for the aforementioned documentation based on its powers of verification provided for in Articles 42, section II and 48 of the Federal Tax Code, in order to comply with the principle of legal certainty, the necessity (to identify the measure that produces the least affectation to the individual), suitability (to opt for the effective measure for the pursued end) and proportionality (that there is correspondence between the chosen means and the pursued end) of such action must be founded and motivated.
Justification: The foregoing, in order to guarantee the legal security contained in Article 16 of the General Constitution, as well as to limit the abusive exercise of the powers of any authority, including the exacting ones. Now, this principle responds to the prohibition of excesses, as well as to the minimum intervention in the scope of the rights of individuals, so it must be taken into account when establishing limits or restrictions for the access to the accounting and documentation of individuals, since the lack of precision about the documents or elements that must be exhibited and the use of general terms, such as “sufficient and necessary”, due to its broadness, may lead to different interpretations and cause an excessive and unjustified inconvenience to taxpayers, through the review of unnecessary documents or elements or those unrelated to the purpose and timeframe subject to verification in the desk or cabinet review order. In this way, the purpose is to avoid any intrusion beyond what is necessary with respect to the documents and accounting required and that the inconvenience be the least possible or strictly necessary.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
For further information or comments regarding this article, please contact:
Architecture and Customs Legal Defense Division
TLC Asociados S.C.
A total or partial reproduction is completely prohibited. All rights are reserved to TLC Asociados, S.C. The content of this article is not a consultation; therefore, TLC Asociados S.C., its team and its author do not assume any responsibility for the interpretations or implementations the reader may have.