¿Qué sigue luego de una validación CTPAT?
Como parte del proceso de certificación y mantenimiento de la certificación CTPAT, las empresas deben recibir validaciones o visitas por parte de la autoridad en las que verifica que los procedimientos descritos en su perfil de seguridad se estén llevando a cabo de la manera que ha sido declarada y que se encuentren en cumplimiento de los criterios mínimos de seguridad.
Los especialistas de CBP (Customs and Border Protection, por sus siglas en inglés) son los encargados de visitar cada una de las empresas miembros del programa CTPAT y de emitir reportes que pueden determinar su mantenimiento, suspensión o cancelación en el programa, así como mejores prácticas a implementar.
Una vez que las validaciones de CTPAT concluyen, las empresas deben seguir las observaciones y recomendaciones realizadas por el especialista asignado, sin embargo, se deben adherir al proceso de emisión del reporte por medio del portal, así como enviar las respuestas y evidencias por este mismo medio.
Una vez que la validación concluya, el especialista generará un reporte de validación con observaciones y recomendaciones, el cual será enviado en un plazo de 90 días a través del portal de CTPAT en la sección “Validation Summary”. Cualquier información enviada por otro medio no será tomada en consideración en el proceso, ya que la empresa debe esperar a contar con su reporte de validación.
Es importante mencionar que, en recientes comentarios por parte de los especialistas, se ha mencionado que el plazo de 90 días para emitir el reporte de validación puede variar dependiendo del nivel de riesgo de cada empresa, por ello, en casos de bajo riesgo, las empresas podrían recibir sus reportes pasado el plazo establecido.
La empresa miembro de CTPAT contará con un plazo 90 días (el cual puede variar dependiendo del criterio del especialista) después de la emisión del reporte para dar respuesta a las observaciones evidenciando las correcciones realizadas mediante: procedimientos, imágenes, fotografías, videos, formatos llenados, etc.
Las recomendaciones que emite CBP durante estas validaciones son opcionales para la empresa, por ello, deberá indicar en su respuesta si éstas serán implementadas o si por el contrario se decide omitirlas. En caso de esta última opción, la empresa deberá proporcionar una explicación para ello.
Una vez que se respondan las observaciones y/o recomendaciones, el especialista asignado revisará dichas respuestas y emitirá una aceptación. De esta forma se cerrará el proceso de validación hasta su siguiente visita dentro de los próximos 4 años aproximadamente.
Se recomienda que las empresas que también cuentan con la certificación OEA, o estén en proceso de obtención de esta, presenten ante la autoridad mexicana su reporte de validación realizado por CTPAT con el fin de solicitar que se le dé validez y se omita una posible visita por parte de las autoridades mexicanas mediante el Acuerdo de Reconocimiento Mutuo entre ambos programas.
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“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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As part of the certification process and to maintain CTPAT certification, companies must receive validations or visits by the authority verifying that the procedures described in their security profile are being carried out as stated and that they are in compliance with the minimum security criteria.
CBP (Customs and Border Protection) specialists are in charge of visiting each of the member companies of the CTPAT program and issuing reports that can determine their maintenance, suspension or cancellation in the program, as well as best practices to be implemented.
Once the CTPAT validations are concluded, companies must follow the observations and recommendations made by the assigned specialist, however, they must adhere to the process of issuing the report through the website, as well as send the answers and evidence through the same means.
Once the validation is completed, the specialist will generate a validation report with observations and recommendations, which will be sent within 90 days through the CTPAT website in the “Validation Summary” section. Any information sent by other means will not be taken into consideration in the process, as the company must wait for its validation report.
It is important to mention that, in recent comments by specialists, it has been mentioned that the 90-day deadline for issuing the validation report may vary depending on the risk level of each company; therefore, in low-risk cases, companies may receive their reports after the established deadline
The CTPAT member company will have 90 days (which may vary depending on the criteria of the specialist) after the issuance of the report to respond to the observations by providing evidence of the corrections made through: procedures, images, photographs, videos, filled out forms, etc.
The recommendations issued by CBP during these validations are optional for the company, therefore, it should indicate in its response whether they will be implemented or if it decides to omit them. In the case of the second option, the company should provide an explanation for this.
Once the observations and/or recommendations are answered, the assigned specialist will review the answers and issue an acceptance. This will close the validation process until the next visit within the next 4 years approximately.
It is recommended that companies that also have AEO certification, or are in the process of obtaining it, submit their validation report made by CTPAT to the Mexican authorities in order to request its validity and avoid a possible visit by the Mexican authorities through the Mutual Recognition Agreement between the two programs.
Contact TLC Asociados to assist your company in the CTPAT validation process, respond in a timely manner to any observations and remain in compliance.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
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