En relación con el proyecto piloto de la “Convocatoria de Empresa Cumplida en Comercio Exterior” publicado el 16 de agosto de 2022 en el portal del SNICE por la Dirección General de Facilitación Comercial y de Comercio Exterior, las empresas interesadas en participar tendrán hasta antes del 30 de septiembre de 2022 para enviar su participación a través del correo electrónico empresa.cumplida@economia.gob.mx.

Los criterios de comercio exterior contemplados en el cuestionario de evaluación consideran el subtema de “Expedientes Electrónicos” sobre el cual se realizan de forma general las anotaciones que se indican a continuación:

Los importadores y exportadores tienen la obligación de conservar el expediente aduanero con la documentación e información que haya sido utilizada para llevar a cabo el despacho aduanero de las mercancías a través del sistema electrónico aduanero, además deberá ser proporcionada a las autoridades fiscales aduaneras cuando sea requerida en el ejercicio de actos de fiscalización aduanera o facultades de comprobación para efectos de acreditar la legal estancia y tenencia de las mercancías.[1]

El expediente electrónico aduanero se integra con los documentos electrónicos, digitales y/o físicos relacionados con el trámite aduanal. Además, deberá resguardase como parte de la contabilidad en los lugares establecidos y por el plazo de 5 años u otros plazos de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, según corresponda.[2]

El numeral 2.11, aborda la temática del “Expedientes Electrónicos”, y el criterio señala que la Ley Aduanera y demás ordenamientos establecen que es obligación de los importadores y exportadores integrar un expediente electrónico de cada una de las operaciones que contenga el pedimento que ampare la operación, así como toda la información transmitida o presentada como anexo al mismo, además se establecen documentos adicionales que deben integrar el expediente de comercio exterior.

Bajo este criterio, se establecen 8 indicadores con sus respectivas notas explicativas que citan lo siguiente:

1. Debe tener los archivos digitales por cada pedimento de importación y exportación donde se encuentren todos los documentos anexos que correspondan a las operaciones.

De forma ejemplificativa, la información y documentación aduanera física, electrónica y/ digital que deben formar parte del expediente electrónico conforme a las operaciones de comercio exterior que realizan los importadores o exportadores, es la que se enlista a continuación:

2. Debe tener procedimientos y soporte documental de la planeación de sus operaciones aduaneras, con la finalidad de anticiparse a cualquier incumplimiento.

Las empresas deben contar con procedimientos en donde se especifique cuáles son los documentos que deben de integrarse al expediente de acuerdo con las operaciones aduaneras relacionadas con sus actividades comerciales. Adicionalmente, es necesario tener un control de los documentos por cada trámite aduanal realizado en un tiempo determinado.

3. Debe realizar el cotejo del data stage con las operaciones realizadas para identificar cualquier desviación.

Las autoridades aduaneras tienen la facultad de proporcionar la información contenida en las declaraciones aduaneras a los contribuyentes, asociaciones, confederaciones y de más usuarios de comercio exterior que hayan efectuado en un periodo determinado.[3]

En este sentido, los importadores o exportadores deben realizar las gestiones necesarias ante la Agencia Nacional de Aduanas de México para obtener la matriz de seguridad y el “Reporte de las Operaciones de Comercio Exterior”, conocido como “data stage”, el cual contiene los datos más relevantes del pedimento aduanal que permiten identificar las operaciones de importación y exportación, incluyendo si fueron sujetas a reconocimiento aduanero o algún tipo de incidencia.[4]

Al utilizar este tipo de información es posible efectuar un cotejo o compulsa entre el Sistema de Control de Inventarios o Pedimentos con respecto la información que contiene el Reporte de Glosa, así una vez ejecutado las funciones se generan determinados reportes de la información que permiten detectar las inconsistencias de los datos con el objetivo de conocer de dónde surgen las diferencias, y tomar las decisiones para aplicar las medidas correctivas pertinentes.

4. Debe realizar informes de revisión de los expedientes a fin de garantizar sean correctos acorde a cada operación.

Frecuentemente, los usuarios de comercio exterior previo al efectuar el trámite aduanal van conformando el expediente de comercio exterior con los documentos que serán utilizados para iniciar con el despacho de mercancías.

De forma posterior, cuando finaliza la operación en un tiempo determinado, o bien, el representante legal del despacho remite la relación de los trámites aduanales efectuados, se revisan nuevamente los documentos anexos a las declaraciones aduaneras.

Aunado a lo anterior, es necesario efectuar las revisiones de los expedientes de comercio exterior en un periodo determinado, además de elaborar y presentar los informes del total de documentos revisados es en donde se indique si tuvieron los anexos correctos, o fueron detectadas inconsistencias, así como mencionar las acciones correctivas que se hayan realizado o dejado pendientes, debido al requerimiento de una autorización especial.

5. Se debe tener los procedimientos donde se indiquen las acciones a realizar ante las desviaciones encontradas en el cotejo con el data stage, así como derivado de las revisiones a los expedientes.

Seguidamente, al encontrar inconsistencias en los datos asentados en las declaraciones aduaneras, o bien, detectar que los expedientes de comercio exterior se encuentran incompletos o con documentos sobrantes, es necesario que los responsables del departamento de aduanas o comercio exterior realicen las acciones pertinentes de corrección o modificación de la información y documentación conforme a los procedimientos previstos en la normatividad aduanera, por ejemplo, efectuar la rectificación del pedimento, adjuntar el documento faltante, o quitar el documento que no corresponde, cumplir con el pago total o parcial de las contribuciones omitidas, entre otros. Adicionalmente, deberán llevar a cabo el control del registro de las acciones ejecutadas, o en su caso, aquellas que se encuentran pendientes de corrección.

6. Se debe tener el soporte documental de cada una de las acciones para complementar o corregir alguna anomalía.

Las evidencias o soporte documental de las acciones ejecutadas son un elemento indispensable para tener un histórico de las actividades realizadas que ayuden a la toma de decisiones estratégicas por los responsables del área de aduanas o comercio exterior o de la alta dirección. Por ejemplo, el importador podrá identificar cuantas rectificaciones se hicieron a las declaraciones aduaneras para anexar un documento faltante, para sustituir un documento incorrecto, para eliminarlo, etc. Además, de conocer si este tipo de eventos se presentan de forma recurrente en las gestiones aduaneras.

7. Indicar el nombre y cargo del personal responsable de la integración de los expedientes, así como su revisión, ya sea interno o externo de la empresa. En caso de recurrir a los servicios de un externo, contar con mecanismos de control para demostrar que se realiza correctamente.

En necesario identificar el líder responsable de conformar y verificar los expedientes aduaneros relacionados con los tramites aduanales que realizan los importadores y exportadores, el cual podrá ser designado internamente por la organización, o en su caso, contratar los servicios externos para llevar a cabo estas funciones de cumplimiento. Sin embargo, en ambos supuestos deberá acreditarse el nivel de cumplimiento de las citadas autorizaciones.

8. Debe revisar periódicamente y exhaustivamente los expedientes y notificar cualquier cambio a las empresas y/o autoridades afectadas, bajo los procedimientos establecidos para realizar acciones correctivas en su caso.

En resumen, la organización debe revisar periódicamente los expedientes aduaneros, por ejemplo, de forma mensual, trimestral o semestral. También, es necesario tener el registro total de la información y documentación revisada, e identificar cuales son las inconsistencias detectadas. Un aspecto relevante es hacer del conocimiento a la alta dirección, o en su caso, a las autoridades aduaneras sobre el incumplimiento detectado, e informar cuáles son las acciones ejecutadas para cumplir espontáneamente con las obligaciones normativas.

En el supuesto de las notificaciones a las autoridades aduaneras podrá presentarse de diversas formas, por ejemplo, cuando se presenta una rectificación a la declaración aduanera, la cual se hace de forma electrónica, o bien, cuando se presenta una solicitud directa a la autoridad por realizar ajustes que requieren una autorización particular.[5]

Fuentes de información:

https://www.snice.gob.mx/cs/avi/snice/empresa.cumplida.html

Méndez Castro, Ricardo. Compliance Aduanero Mexicano. México. Editorial CUEJ. 2021.

Méndez Castro, Ricardo. Regímenes Aduaneros. México. Tirant lo Blanch. 2022.

“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar, implementar estrategias y dar cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.

Para más información o comentarios sobre esta publicación contacte a:

Ricardo Méndez Castro

División de Consultoría

TLC Asociados SC

ricardo@tlcasociados.com.mx

[1] Cfr. Artículos 59, fracción V y 146 de la Ley Aduanera y 42 del CFF.

[2] Cfr. Artículos 6 de la Ley Aduanera, y 30 y 67 del CFF.

[3] Cfr. Artículo 144, fracción XXVI, de la Ley Aduanera y la regla 3.7.9 de las RGCE para 2022.

[4] Cfr. Regla 1.1.10 de las RGCE para 2022.

[5] Cfr. Regla 6.1.1 de las RGCE para 2022.