La importancia de las concientizaciones en empresas OEA
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Como parte de las obligaciones que deben seguir las empresas que cuentan con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas en la modalidad Operador Económico Autorizado (OEA) y/o Socio Comercial Certificado, se encuentra el cumplimiento de los criterios mínimos de seguridad establecidos por el perfil de seguridad.
En el Perfil de seguridad de las Empresas se establece en su estándar 10: “Capacitación en seguridad y concientización” que las empresas deben contar con un programa documentado referente a la concientización de los empleados referente a amenazas y riesgos a las operaciones y su cadena de suministro.
El perfil de seguridad indica que la empresa debe capacitar a todos los empleados que laboran en la planta sobre los procedimientos establecidos para la seguridad de la cadena de suministros, así como para detectar una situación de riesgo para la seguridad y saber como reportarla. Estas capacitaciones deben realizarse al menos una vez al año.
En caso de los empleados que realizan actividades específicas como guardias de seguridad, el área de envíos, recibos, etc. también se les debe de capacitar respecto de dichas actividades específicas y críticas como son: Revisión de vehículos de comercio exterior, revisión de mensajería y paquetería, protección de controles de acceso, reconocer conspiraciones internas, entre otros.
Adicional a los temas mencionados, las empresas deben de incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y drogas. Estas pláticas o campañas deben de estar establecidos como parte de la inducción de nuevos empleados a la empresa y deben llevarse a cabo periódicamente, como mínimo una vez al año.
Una de las formas que la empresa puede mostrar el cumplimiento de este requerimiento es a través de videos de la capacitación, fotografías, minutas, listas de asistencia y material didáctico de la capacitación. Toda esta evidencia debe formar parte de los expedientes de la empresa.
Dentro de los criterios establecidos por el perfil de seguridad, nos menciona que la empresa tiene que dar a conocer sus políticas de seguridad a los operadores que realizan el traslado de su mercancía. Dichas políticas de seguridad deben de incluir los procedimientos de carga/descarga, manejo de incidentes, cambio de candados/sellos de seguridad.
Este criterio debe cumplirse independientemente de que los operadores de transporte sean parte de la empresa o de una empresa transportista subcontratada.
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“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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As part of the obligations that must be followed by companies that are registered in the Business Certification Scheme as Authorized Economic Operator (AEO) and/or Certified Business Partner, compliance with the minimum security criteria established by the security profile is required.
The Company Security Profile states in Standard 10: “Security training and awareness” that companies should have a documented program to raise employee awareness of threats and risks to operations and their supply chain.
The security profile indicates that the company must train all employees working in the plant on the procedures established for supply chain security, as well as to detect a security risk situation and know how to report it. These trainings must be carried out at least once a year.
In the case of employees who perform specific activities such as security guards, the shipping area, receipts, etc., they must also be trained in these specific and critical activities such as: Review of foreign trade vehicles, review of courier and parcels, protection of access controls, recognize internal conspiracies, among others.
In addition to the topics previously mentioned, companies should include an awareness program on alcohol and drug consumption. These talks or campaigns should be established as part of the training of new employees and should be carried out periodically, at least once a year.
One of the ways the company can show compliance with this requirement is through training videos, photographs, records, attendance lists and training materials. All of this evidence should be part of the company’s records.
Within the criteria established by the security profile, it mentions that the company has to make its security policies known to the operators who carry out the transfer of its merchandise. These security policies should include procedures for loading/unloading, incident management, changing locks/security seals, etc.
This criterion must be met regardless of whether the transport operators are part of the company or a subcontracted transport company.
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