Informa C-TPAT sobre próximas validaciones virtuales
El pasado 10 de marzo representantes del programa C-TPAT realizaron una conferencia virtual para los miembros y aquellos interesados en entrar al programa para tratar los temas de mayor relevancia que se desarrollarán en el 2021, dentro de los cuales se encuentra la implementación de validaciones virtuales para las empresas que tengan pendiente una visita de CBP como parte de su certificación.
El director del programa C-TPAT, Manuel Garza, expresó que el desarrollo de la pandemia a lo largo de 2020 afectó la programación de validaciones físicas, ya que los especialistas no pudieron realizar visitas a las instalaciones de los miembros para verificar sus métodos de seguridad y la implementación de sus procedimientos. Por este motivo, se ha autorizado realizar validaciones por medio de sesiones virtuales como proceso suplementario.
Dentro de los objetivos de la validación virtual se encuentra aprovechar la tecnología para reducir la acumulación de validaciones físicas pendientes desde 2020, así como agilizar y automatizar el proceso de validación demostrando el cumplimiento de los miembros, reduciendo al mismo tiempo la carga administrativa para los especialistas.
Si la empresa aparece en el plan de trabajo de este año, el especialista C-TPAT notificará directamente al punto de contacto designado para agendar esta verificación y guiarlos en el proceso. Durante llamadas previas, los especialistas solicitarán los documentos que deben presentarse el día de la validación, así como los procedimientos y evidencias que se deberán subir al portal C-TPAT con anterioridad. Dentro de estas evidencias se encuentran registros, evidencias de inspección, reportes de mantenimiento, procedimientos actuales, análisis de riesgo y reportes de auditorías internas y a socios comerciales.
Es importante mencionar que cada validación virtual tendrá especificaciones distintas dependiendo del tamaño y características de la empresa, ya que es posible que se realicen en más de una sesión con los responsables de las áreas relacionadas a los criterios mínimos de seguridad.
Durante las sesiones de validación, la empresa deberá demostrar tener conocimiento de sus operaciones y cadena de suministro, utilizando medios visuales como fotografías, videos o recorridos virtuales para demostrar que cumple con los criterios de seguridad física e infraestructura.
Por último, se recalcó la importancia de mantenerse al día con los requerimientos de seguridad del programa C-TPAT para evitar que su incumplimiento resulte en una suspensión o cancelación, recordando que la validación es un proceso, no un día.
Te invitamos a acercarte al equipo de TLC para asesorarte en la certificación y renovación C-TPAT de tu empresa y mantener la seguridad en la cadena de suministro.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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On March 10, representatives of the C-TPAT program held a virtual conference for members and those interested in joining the program to discuss the most relevant issues that will be developed in 2021, among which is the implementation of virtual validations for companies that have pending a CBP visit as part of their certification.
C-TPAT Program Manager, Manuel Garza, stated that the development of the pandemic throughout 2020 affected the scheduling of physical validations, as specialists were unable to visit members’ facilities to verify their security methods and the implementation of their procedures. For this reason, validations through virtual sessions have been authorized as a supplementary process.
Among the objectives of virtual validation is to leverage technology to reduce the backlog of pending physical validations from 2020, as well as to streamline and automate the validation process by demonstrating member compliance, while reducing the administrative burden on specialists.
If the company appears on this year’s work plan, the C-TPAT specialist will notify the designated point of contact directly to schedule this verification and guide them through the process. During previous calls, the specialists will request the documents that must be presented on the day of the validation, as well as the procedures and evidences that must be uploaded to the C-TPAT portal beforehand. These evidences include records, inspection evidences, maintenance reports, current procedures, risk analysis and internal and business partner audit reports.
It is important to mention that each virtual validation will have different specifications depending on the size and characteristics of the company, since it is possible that they are carried out in more than one session with those responsible for the areas related to the minimum security criteria.
During the validation sessions, the company must demonstrate knowledge of its operations and supply chain, using visual means such as photographs, videos or virtual tours to show that it complies with the physical security and infrastructure criteria.
Finally, the importance of keeping up to date with the security requirements of the C-TPAT program was emphasized to avoid non-compliance resulting in suspension or cancellation, remembering that validation is a process, not a day.
We invite you to approach the team at TLC to advise you on the C-TPAT certification and renewal of your company and maintain security in the supply chain.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
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