Situaciones tan cotidianas para los empresarios como iniciar nuevos proyectos con diversos clientes o adquirir productos o servicios de nuevos proveedores deben contar con todos los elementos necesarios para que, ante una revisión por parte de la autoridad en sus facultades de comprobación, se pueda acreditar la materialidad de los actos realizados. Pero, ¿qué es en sí la materialidad para cuestiones fiscales? y ¿cómo me afecta no poder acreditar la materialidad de los actos?

Si bien no hay un concepto como tal de materialidad en materia fiscal, se puede entender que la materialidad son aquellos elementos con los que se verifica y acredita que una operación realmente sucedió. Anteriormente, solo con el hecho de que hubiese un comprobante fiscal digital de internet (CFDI) era suficiente; hoy en día, el mismo Código Fiscal de la Federación establece la necesidad de que exista “razón de negocios”, mismo concepto que se establece en el artículo 5-A del mismo código, dicha razón de negocios será importante para acreditar la materialidad de los actos.

¿De qué manera pudiese acreditar la materialidad?

Contando con una cronología de los hechos, principalmente realizando expedientes de clientes y proveedores los cuales contengan mínimo:

Información general del cliente o proveedor como constancia de situación fiscal, medios de contacto, propuestas de servicios, cotizaciones, correos electrónicos, minutas en caso de que haya juntas, órdenes de compra, contratos, que exista razón de negocios, justificación del porqué se llevó a cabo la transacción, debida conciliación bancaria entre facturación y movimientos bancarios.

Administrativamente:

Contar con actas constitutivas inscritas al registro público, acciones o partes sociales, inscripción ante el SAT, IMSS, INFONAVIT, manuales de operación, contabilidad debidamente registrada incluyendo estado de cuentas, pólizas contables, declaraciones de impuestos, comprobantes de pagos de impuestos, declaraciones anuales debidamente llenadas, software contable, envío de contabilidad electrónica en caso de que aplique, contratos, mano de obra y equipo suficiente para el desarrollo de las actividades, avisos al RFC, etc.

¿De qué manera puede afectar el no acreditar la materialidad de los actos?

Son diversas las maneras en que puede afectar el no poder acreditar ante la autoridad la materialidad de los actos realizados. Esto puede afectar desde la solicitud de una devolución de impuestos, suspensión y cancelación de Certificados de Sello Digital, hasta tener que desvirtuar operaciones con EFOS definitivos. Es por ello que es prudente para cualquier empresa contar con toda la información debidamente documentada que le proporcione certeza en caso de necesitar demostrar materialidad ante la autoridad.

Fundamentación:

• Artículo 5-A Código Fiscal de la Federación
• Artículo 42 Código Fiscal de la Federación
• Artículo 29 Código Fiscal de la Federación

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Everyday situations for businesses such as starting new projects with several clients or acquiring products or services from new suppliers must have all the necessary elements so that, before going through a review by the authority with its powers of verification, the materiality of the acts carried out can be accredited. But what is materiality itself for tax purposes, and how does not being able to prove the materiality of the acts affect me?

Although there is no proper concept of materiality in tax matters, it can be understood that materiality is those terms used to verify and prove that a transaction really took place. In the past, just the fact that there was a digital tax receipt issued on the internet (CFDI) was enough; today, the Federal Fiscal Code establishes the need for a “business reason”, the same concept established in Article 5-A of the same code, such business reason will be important to prove the materiality of the acts.

How could you prove the materiality?

Having a chronology of events, mainly making customer and supplier files which contain at least:

General information of the client or supplier such as proof of tax status, means of contact, service proposals, quotes, emails, minutes in case of meetings, purchase orders, contracts, that there is a business reason, justification of why the transaction was carried out, due bank reconciliation between billing and bank movements.

Administration:

To have articles of incorporation registered with the public registry, shares or social parts, registration with the SAT, IMSS, INFONAVIT, operation manuals, duly registered accounting including statement of accounts, accounting policies, tax returns, tax payment vouchers, duly completed annual returns, accounting software, electronic accounting submission if applicable, contracts, sufficient labor and equipment for the development of activities, notices to the RFC, etc.

How can not accrediting the materiality of the acts affect you?

There are various ways in which not being able to prove to the authority the materiality of the acts performed can affect it. This can affect everything from the request for a tax refund, suspension and cancellation of Digital Seal Certificates, to having to disqualify operations with final EFOS. That is why it is prudent for any company to have all the information duly documented to provide certainty in case it needs to prove materiality before the authority.

Legal Basis:

• Article 5-A Federal Fiscal Code
• Article 42 Federal Fiscal Code
• Article 29 Federal Fiscal Code

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