Cómo prepararse para una validación CTPAT
Como parte del proceso de certificación y mantenimiento, las empresas que forman parte del programa CTPAT deben participar en validaciones para que la autoridad pueda corroborar que los procedimientos descritos en su solicitud y perfil de seguridad se estén llevando a cabo de manera correcta. Los especialistas de CBP (Customs and Border Protection, por sus siglas en inglés) son los encargados de visitar cada una de las empresas miembro y emitir reportes que pueden determinar su mantenimiento, suspensión o cancelación en el programa.
La pandemia por COVID-19 en 2020 ocasionó que todas las validaciones físicas se suspendieran, y fue hasta 2021 que CBP comenzó a implementar por primera vez un sistema de validaciones virtuales, llevando a cabo 1,713 sesiones en esta modalidad durante ese año. Estas sesiones sirvieron como apoyo temporal para aligerar la carga de validaciones pendientes, sin embargo, fue hasta inicios de este año, con el retiro de restricciones de viaje y el descenso de casos positivos, que se comenzaron a reactivar las validaciones físicas, por lo que muchas empresas han comenzado a recibir notificaciones de próximas validaciones.
Debido al lapso en el que suspendieron las visitas, cambios en el personal o falta de actualización en sus procedimientos, muchas empresas no cuentan con experiencia en validaciones CTPAT, lo que dificulta que se encuentren preparados al momento de la visita.
Las empresas que han sido seleccionadas para ser parte de una validación física son notificadas por el especialista de CBP asignado a su cuenta por correo electrónico, por lo que es importante que los puntos de contacto se mantengan al tanto de cualquier notificación recibida para dar respuesta y resolver cualquier duda. Una vez que se agende la fecha de visita, el especialista usualmente solicitará que la empresa envíe evidencias o procedimientos por correo electrónico, así como cuestionarios de pre-validación que deberán ser llenados para conocer más a fondo su operación.
Al igual que en el proceso de certificación, todos los departamentos involucrados en la seguridad de la cadena de suministros deben participar en la preparación para la validación CTPAT, y no asignar a una sola persona para recabar la información. El envío de los documentos previo a la visita se vuelve una de las mejores prácticas para lograr tener una validación ordenada y sin retrasos, por lo que se sugiere que se genere un expediente digital en donde el personal comparta sus procedimientos y documentos. Además de recabar esta información, se debe de revisar el perfil de seguridad correspondiente a ese año, con el fin de confirmar que los procesos que se describen concuerden con las actividades diarias de la empresa.
De igual forma, es importante que previo a la visita el líder de cada área informe a su equipo que serán parte de una visita por parte de la autoridad, y concientizarlos de la importancia de este proceso para el mantenimiento de la certificación.
Para reforzar el compromiso de la empresa en mantener una cultura de seguridad en toda la cadena de suministros, se recomienda que los representantes de las áreas clave de la empresa se encuentren disponibles el día de la validación para participar en las entrevistas. Durante estas entrevistas, el especialista podrá solicitar que se revisen y describan los procedimientos de seguridad que la empresa ha establecido para cada uno de los estándares, así como la presentación de evidencias como formatos, videos del sistema CCTV y fotografías de fechas aleatorias. Durante la visita también se realizará un recorrido físico a las instalaciones con el fin de revisar que las estructuras físicas cumplan con las medidas de seguridad que se describieron en la solicitud inicial.
Una vez que la validación concluya, el especialista generará un reporte de observaciones y recomendaciones por área, el cual será enviado en un plazo de 90 días. La empresa tendrá 90 días para dar respuesta a las observaciones a través del portal CTPAT, resolviendo los puntos en donde se hayan encontrado deficiencias en los procedimientos.
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As part of the certification and maintenance process, companies that are part of the CTPAT program must participate in validations so that the authority can corroborate that the procedures described in their application and security profile are being carried out correctly. CBP (Customs and Border Protection) specialists are in charge of visiting each of the member companies and issuing reports that may determine their maintenance, suspension or cancellation in the program.
The COVID-19 pandemic in 2020 caused all physical validations to be suspended, and it was not until 2021 that CBP began implementing a virtual validation system for the first time, conducting 1,713 virtual validation sessions during that year. These sessions served as temporary support to lighten the load of pending validations, however, it was not until the beginning of this year, with the removal of travel restrictions and the decrease of positive cases, that physical validations began to be reactivated, so many companies have begun to receive notifications of upcoming validations.
Due to the lapse of time in which the visits were suspended, changes in personnel or lack of updating in their procedures, many companies do not have experience in CTPAT validations, which makes it difficult for them to be prepared at the time of the visit.
Companies that have been selected to be part of a physical validation are notified by the CBP specialist assigned to their account by email, so it is important that points of contact are kept updated on any notifications received in order to respond and answer any questions. Once the visit date is scheduled, the specialist will usually request that the company send evidence or procedures by email, as well as pre-validation questionnaires to be filled out to learn more about their operation.
As in the certification process, all departments involved in supply chain security should participate in the preparation for the CTPAT validation, and not assign a single person to collect the information. Sending documents prior to the visit becomes one of the best practices to achieve an orderly validation without delays, so it is suggested that a digital file be created where personnel share their procedures and documents. In addition to gathering this information, the safety profile for that year should be reviewed to confirm that the processes described are consistent with the company’s daily activities.
Similarly, it is important that prior to the visit, the leader of each area informs his/her team that they will be part of a visit by the authority, and make them aware of the importance of this process for the maintenance of the certification.
To reinforce the company’s commitment to maintaining a culture of security throughout the supply chain, it is recommended that representatives from key areas of the company be available on the day of the validation to participate in the interviews. During these interviews, the specialist may request to review and describe the security procedures that the company has established for each of the standards, as well as the presentation of evidence such as forms, videos of the CCTV system and photographs of random dates. During the visit, a physical tour of the facilities will also be conducted in order to review that the physical structures comply with the security measures described in the initial request.
Once the validation is concluded, the specialist will generate a report of observations and recommendations by area, which will be sent within 90 days. The company will have 90 days to respond to the observations through the CTPAT website, resolving the points where deficiencies in the procedures have been found.
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