Si su empresa está en espera de la visita de validación por parte del SAT con el fin de obtener la certificación OEA, lo siguiente será de mucha utilidad para este proceso. Con base a la experiencia de nuestra área de Certificaciones OEA, hemos tenido la oportunidad de estar presentes en varias visitas de validaciones por parte del SAT. Por esto mismo, podemos mencionar aquellas observaciones más comunes que obtienen las empresas que buscan sumarse a la certificación. Es importante prevenir a las empresas que aún no han recibo al SAT en sus instalaciones y cómo evitar estas observaciones.

Las áreas de oportunidad de las empresas que observa el SAT son las siguientes:

• Matriz de Análisis de Riesgos: es importante que la empresa tenga la matriz de riesgo vigente al momento de la auditoría, es decir que tenga una revisión que no pase de un año. Adicionalmente, es importante que la empresa haya realizado un análisis de todos los posibles riesgos a lo largo de su cadena de suministros. De igual forma, todas las áreas involucradas en la certificación deben de estar plasmadas en sus riesgos de la matriz. Un factor clave es que la empresa muestre ante los auditores del SAT empoderamiento de la matriz de riesgo.
• Simulacros: la empresa debe de realizar los simulacros mínimos una vez por año con el propósito de validar que lo descrito en su plan de contingencia funcione y el mismo dé continuidad a la operación. La empresa debe de tener evidencia de la organización del simulacro, así como los resultados y el seguimiento a los hallazgos.
• Cámaras de seguridad: la certificación pide un mínimo de grabación en las cámaras de seguridad de 30 días, requerimiento que a las empresas les cuesta cumplir. La empresa debe de poner énfasis en la revisión de los ángulos que toman las cámaras, logrando captar mínimo las áreas críticas. Adicionalmente, debe estar alerta de que el sistema esté grabando y se cuenten con los días de respaldo solicitados por la autoridad.
• Grabación de las inspecciones de 17 puntos a los medios de transporte: unos de los puntos más complicados de cumplir en la visita, es lograr que las empresas capten todos los ángulos de la unidad por medio de las cámaras de seguridad cuando se está realizando la inspección de 17 puntos. Se recomienda a las empresas realizar pruebas con el sistema, es decir, auditar las grabaciones de las inspecciones y validar cuente con buena visibilidad de tal forma que se pueda captar la inspección. Es importante contar con los 30 días de respaldo para poder estar en cumplimiento en este punto.

Una vez enviada la solicitud para la certificación OEA, revise puntualmente las evidencias que la autoridad puede requerir en la visita de validación. Lo anterior con el propósito de que su empresa cuente con el mayor tiempo posible para estar en cumplimiento. Anticípate y logra la inscripción como empresa certificada en OEA.

Sin otro asunto en particular quedamos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto de la presente información.

Atentamente

División de Certificaciones OEA

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If your company is waiting for the validation visit from the SAT to obtain an AEO certification, the following will be very useful. Based on the experience from our AEO Certification area, we have had the opportunity to be present in validation visits from the SAT. For this very reason, we can mention some of the most common observations the companies receive when attempting to obtain this certification. It is important to warn companies that have not yet received the SAT at their facilities and how to avoid these observations.

The areas of opportunity for the companies covered by the SAT are the following:

• Risk Assessment Matrix: it is important for the company to have a valid risk matrix at the time of the auditing, i.e. that it has a review not longer than one year. It is also important for the company to have carried out an analysis of all the possible risks along their supply chain Similarly, all areas involved in certification must be included in their risk matrix. A key factor is for the company to demonstrate the SAT auditors the empowerment of the risk matrix.
• Simulations: the company must perform a simulation at least once a year with the purpose of validating that what is described in its contingency plan works and that it gives continuity to the operation. The company must have evidence of the organization of the simulation, as well as the results and follow-up to the observations.
• Security cameras: the certification requires a minimum of 30 days of security camera recording —something that companies find difficult to comply with. The company must emphasize the review of the angles taken by the cameras, managing to capture minimum critical areas. In addition, they must be alert that the system is recording and have the backup days requested by the authority.
• Recording of 17-point inspections of transport facilities: one of the most complicated points to meet in the visit, is to get companies to capture all angles of the unit through security cameras when performing the inspection of 17 points. Companies are advised to test the system, i.e. audit inspection recordings and validate that it has good visibility so that the inspection can be captured. It is important to have 30 days of backup to be in compliance with this aspect.

Once the application for AEO certification has been submitted, promptly review the evidence that the authority may require during the validation visit. This is so that your company has as much time as possible to comply. Get started and get registered as an AEO certified company.

Without anything else at this moment, do not hesitate to contact us.

Sincerely,

AEO Certification Division

TLC Asociados, S.C.

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