Como parte del programa Customs Trade Partnership Against Terrorism (CTPAT por sus siglas en inglés), las empresas que forman parte del mismo y cuentan con el estatus de Certificada recibirán una visita de la autoridad americana CBP con el objetivo de validar el cumplimiento de los criterios de seguridad establecidos en el programa.

Estas visitas se agendan al año siguiente en que las empresas nuevas en el programa obtuvieron el estatus de certificada; sin embargo, una vez validadas, las empresas recibirán visitas de revalidación aproximadamente cada 4 años.

Al inicio de cada año, la autoridad selecciona las empresas que recibirán una visita de validación de acuerdo con el año tentativo que muestra el portal de CTPAT, notificando a los puntos de contacto proporcionados. Es por ello que algunas empresas han sido notificadas de su próxima validación o revalidación en las últimas semanas y deberán tomar en cuenta los siguientes puntos clave para estar preparados:

1. Actualización del portal
   Al llegar el año de su validación, la empresa debe asegurarse que la información plasmada en el portal, así como los puntos de contacto proporcionados, reflejan la realidad de la empresa con el fin de facilitar la comunicación con su especialista.

2. Organización previa a la visita
   Una vez que el especialista comunique la fecha y la agenda de visita, es importante que se dé a conocer entre el personal de las áreas involucradas en la certificación con el fin de contar con su disponibilidad durante la visita.

3. Presentación General
   Se recomienda a las empresas preparar una presentación para el día de la visita en la cual se muestre al especialista de CBP una introducción a la empresa y datos generales de sus operaciones.

4. Análisis de riesgos
   Se deberá contar con la matriz de análisis de riesgos actualizada, es decir, no mayor a un año que cumpla con los criterios establecidos.

5. Carpeta general de procesos
   Con el objetivo de agilizar el tiempo de visita, es importante contar con un consolidado físico o digital de todos los documentos y evidencias enfocados en la seguridad de la cadena de suministros que el especialista revisará.

Derivado de una validación, la autoridad generará un reporte de las recomendaciones y acciones correctivas requeridas, las cuales deberán ser respondidas por las empresas a través del portal en un plazo no mayor a 90 días.

Si tu empresa se encuentra próxima a ser validada o revalidada, acércate a TLC Asociados para una adecuada preparación que lleve al éxito de la visita.

“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar, implementar estrategias y dar cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.

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As part of the Customs Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) program, the companies that are part of this program and are certified will receive a visit from the U.S. CBP authority to validate compliance with the security criteria established by the program.

These visits are scheduled the year after the new companies have been certified in the program. However, once they are validated, the companies will get revalidation visits every 4 years.

At the beginning of each year, the authority selects the companies that will receive a validation visit according to the tentative year shown on the C-TPAT portal, notifying the contact points provided. Therefore, some companies have been notified of their next validation or revalidation in recent weeks and should consider the following key points to be prepared:

1. Portal update
   When the year to validate comes, the company must be sure that the information in the portal, as well as the provided contact points, display the company’s reality to facilitate communication with the specialist.

2. Organization prior to the visit
   Once the specialist sets the date and the schedule for the visit, it is important to notify the staff of the areas involved with the certification to be available during the visit.

3. General Presentation
   It is recommended for companies to prepare a presentation for the visit day, showing the CBP specialist an introduction to the company and the general data of the operations.

4. Risk Assessment
   An updated risk assessment matrix is necessary. It should not be older than one year, and it must comply with the criteria.

5. General File of Procedures
   In order to speed up the visit time, it is important to have a physical or digital consolidation of all the documents and evidence focused on the supply chain security that the specialist will review.

After validation, the authority will generate a report of the recommendations and corrective actions required, which must be responded to by the companies through the portal within a period not exceeding 90 days.

If your company will be validated or revalidates, approach TLC Asociados for a proper preparation that will bring you success on your visit.

“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting, implementing strategies and complying with foreign trade operations”.

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