Auditorías internas como herramienta para fortalecer los controles de seguridad
Contar con procedimientos, políticas y formatos permite establecer los controles de seguridad de una organización; sin embargo, su existencia no garantiza por sí sola que estos se estén aplicando correctamente en la operación diaria.
Dentro de los programas de seguridad Operador Económico Autorizado (OEA) y Customs Trade Partnership Against Terrorism (CTPAT), las auditorías o revisiones internas permiten verificar que los procedimientos y medidas de seguridad implementados por la empresa funcionen conforme fueron diseñados y que el personal cumpla con las responsabilidades que le corresponden.
Las auditorías internas permiten evaluar periódicamente los controles de seguridad implementados e identificar hallazgos, áreas de oportunidad o cambios que requieran atención. Más allá de una revisión documental, este proceso permite conocer el nivel de cumplimiento de las medidas establecidas y generar información para fortalecer continuamente el programa de seguridad.
¿Qué debe considerar una auditoría interna?
De acuerdo con las características, riesgos y operación de cada organización, es recomendable considerar:
- Planificación: Establecer la programación, alcance, áreas, procesos y controles que serán evaluados.
- Preparación: Comunicar la auditoría a las áreas involucradas y definir los criterios y evidencias que serán revisados.
- Ejecución: Verificar mediante registros, entrevistas, observación de actividades u otras evidencias que los controles se realicen conforme a lo establecido.
- Resultados: Documentar los hallazgos, desviaciones y oportunidades de mejora identificadas.
- Acciones y seguimiento: Establecer las acciones preventivas, correctivas o de mejora necesarias y verificar su atención y cierre.
- Revisión: Comunicar los resultados a la alta gerencia para evaluar la efectividad de los controles y apoyar la toma de decisiones.
Los formatos y registros utilizados durante las auditorías internas deben permitir evidenciar que los procesos y controles evaluados realmente se encuentran implementados conforme a lo establecido.
El checklist o formato de auditoría es una herramienta clave para evaluar el cumplimiento. Por ello, debe diseñarse de acuerdo con los procedimientos, responsabilidades y actividades reales del área auditada, evitando preguntas demasiado generales que no permitan comprobar la ejecución de los controles. Un formato de auditoría no debe limitarse a preguntar si existe un procedimiento; debe permitir comprobar si las actividades establecidas realmente se ejecutan.
Las auditorías pueden realizarse de manera general o enfocarse en procesos y controles específicos que, por su importancia o nivel de riesgo en la cadena de suministro, requieran una revisión más detallada.
A partir de los resultados obtenidos, es importante establecer las acciones necesarias para atender las áreas de oportunidad identificadas y dar seguimiento hasta su cierre. La auditoría no termina con la identificación de un hallazgo, sino con la atención de las acciones necesarias para fortalecer los controles de seguridad.
Para conocer más sobre la implementación de auditorías internas y el fortalecimiento de los controles de seguridad dentro de los programas OEA y CTPAT, acércate a los especialistas de TLC Asociados, quienes están disponibles para brindarte el apoyo y orientación necesarios.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
Para más información o comentarios sobre esta publicación contacte a:
División de Certificaciones de Seguridad OEA/CTPAT
TLC Asociados S.C.