Actualización de perfil de seguridad OEA: Estándar 2. Seguridad física
El pasado 3 de agosto se publicó el Anexo 1 de la Tercera Resolución de Modificaciones a las Reglas Generales de Comercio Exterior para 2023, en el cual se actualizan todos los perfiles de seguridad de la certificación OEA y Socio Comercial Certificado.
Algunos de los cambios que podemos ver en el estándar 2. Seguridad física, son los siguientes:
2.1 Instalaciones.
Las empresas deben indicar el personal o área responsable para realizar las tareas de inspección, mantenimiento y reparación de daños de las instalaciones; además de contar con evidencias, por ejemplo: reportes de resultados, minutas o informes, mismos que deberán ir acompañados de videograbaciones, fotografías, etcétera, que demuestren su ejecución.
2.2 Accesos en puertas y casetas.
Establece que se deben especificar las medidas para regular el acceso restringido a áreas sensibles según la descripción del trabajo o las tareas asignadas.
2.3 Bardas perimetrales.
En este caso se agregó el requisito de especificar el personal o área responsable para realizar las tareas de inspección y reparación de daños, mismas que deben de realizarse lo antes posible.
2.4 Estacionamientos.
Señala que el acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe ser controlado y monitoreado por el personal de seguridad o designado para esta tarea; adicional a esto, las empresas ahora deben señalar el responsable y la forma de asignación de mecanismos de control (tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines, etcétera).
2.5 Control de llaves y dispositivos de cerradura.
Este es uno de los pocos subestándares que no fueron modificados en la nueva versión 2023: Las empresas deben asegurar las ventanas, puertas, así como las cercas interiores y exteriores con dispositivos de cierre, de acuerdo con su análisis de riesgo.
2.6 Alumbrado.
Este subestándar amplió la descripción de las áreas que deben encontrarse iluminadas para permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se encuentre, las cuales son: entradas y salidas, áreas de manejo, carga, descarga y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores y áreas de estacionamiento.
2.7 Aparatos de comunicación.
Incluye el reemplazo de los aparatos de comunicación fija y móvil dentro del programa de mantenimiento.
2.8 Sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
Este subestándar presenta la principal modificación, ya que las empresas deben contar con un procedimiento documentado para indicar el funcionamiento del sistema de central de alarmas externo. Si bien, anteriormente el tema de los sistemas de alarma ya se incluía en el perfil OEA, las empresas únicamente debían indicar esta información en caso de declarar que contaban con un servicio contratado.
Las empresas que actualmente no cuenten con un sistema de alarma o de respaldo deben considerar esta modificación para continuar en cumplimiento con los requerimientos de infraestructura, lo cual puede significar una inversión adicional.
De igual forma, el procedimiento documentado de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las tecnologías de seguridad debe revisarse y actualizarse anualmente, y, de acuerdo con el análisis de riesgo o las circunstancias e incluir estos nuevos requerimientos:
A. Anexar layout o mapa de distribución de las cámaras de seguridad.
B. Se debe especificar que toda la infraestructura de tecnología de seguridad debe estar protegida físicamente contra el acceso no autorizado.
C. Indicar de qué forma se realizan las revisiones de las grabaciones y quién es el personal designado y cómo la gerencia se involucra en las revisiones. Los resultados de las revisiones deben documentarse para incluir acciones correctivas para fines de auditoría.
D. Señalar si los sistemas tienen una función de alarma/notificación, que indique una condición de falla en el funcionamiento y/ o grabación.
E. Indicar si adicional al sistema de alarma y video vigilancia se utiliza algún otro tipo de tecnología de seguridad.
F. Describir el procedimiento para probar e inspeccionar los sistemas de alarma y video vigilancia, la forma que se documentan los resultados y las acciones correctivas.
G. Indicar si el proveedor de alarmas y video vigilancia tiene acceso a las cámaras de seguridad, si es el encargado de realizar el monitoreo de estas, de qué forma se controlan los accesos y quién es el responsable de dicho monitoreo.
Si eres una empresa en trámite o certificada OEA, acércate a los especialistas de TLC Asociados para informarte sobre la actualización de perfil y mantenerte en cumplimiento.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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