390 – Errores más comunes en auditorías internas del OEA/ Most common mistakes on AEO internal audits
Las empresas que se encuentran certificadas como Operador Económico Autorizado (OEA), además de recibir beneficios, también adquieren obligaciones establecidas en la regla 7.2.1 de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE).
Una de las obligaciones más importantes es encontrarse en cumplimiento de los procesos establecidos en el Perfil de Seguridad, entre ellos, el estándar 1.3 que habla de auditorías internas.
El propósito de las auditorías internas es que se verifique la correcta implementación y cumplimiento de los procedimientos de seguridad por parte de todos los departamentos involucrados en la certificación, así como detectar observaciones y mejoras continuas para lograr la mayor seguridad de las operaciones evitando verse involucrados en incidentes.
Aunque todas las empresas certificadas deben cumplir con las auditorías internas, es común contar con ciertos errores al momento de realizarlas, como son:
- Intentar llevar a cabo una sola auditoría anual en la planta. Intentar auditar todas las áreas en un solo día, puede resultar impráctico debido al tiempo que toma y a la necesidad de coordinación por parte de los distintos departamentos.
- No contar con un comité de auditores internos. Es necesario contar con al menos dos auditores internos de distintas áreas, de manera que se lleven a cabo auditorías cruzadas entre departamentos.
- No contar con un plan anual en el que se establezca la calendarización de auditorías a los distintos departamentos. Un plan anual puede permitir a los involucrados conocer la fecha estimada de la siguiente auditoría y dar seguimiento puntual a la misma.
- La falta de un formato de apoyo que se utilice como guía al momento de efectuar la auditoría, en donde se establezcan aspectos y/o criterios básicos para cubrir y evidenciar durante la auditoría.
- No informar a gerencia los resultados obtenidos luego de una auditoría. Esto se puede llevar a cabo mediante reuniones, reportes firmados o correos electrónicos informativos.
- No contar con evidencia de las auditorías realizadas y del plan posterior a la misma, en donde señale las acciones correctivas que se tomaron, así como seguimiento y cierre de hallazgos. Se recomienda integrar toda la información en un expediente de auditorías internas.
Es importante recordar, que un cumplimiento total de los procesos establecidos, lleva a la empresa a contar con una mayor seguridad de sus instalaciones, sus productos, su personal y sus operaciones de comercio exterior, evitando discrepancias e incidentes en su cadena de suministros, así como el mantenimiento de su certificación como Operador Económico Autorizado.
Sin otro asunto en particular quedamos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto de la presente información.
Atentamente
División de Certificaciones OEA
TLC Asociados, S.C.
Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados de TLC Asociados, S.C. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto TLC Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.
Authorized Economic Operators (AEO) certified companies, in addition to the benefits, also acquire obligations established in rule 7.2.1 of the Foreign Trade General Rules (RGCE, for its Spanish acronym).
One of the most important obligations is to comply with the processes established in the Security Profile, among them, the 1.3 standard that talks about internal audits.
The purpose of the internal audits is to verify the correct implementation and compliance with security procedures by all the involved departments in the certification, as well as detect feedback and continuous improvements in order to achieve greater security on operations, avoiding being involved in incidents.
Although all certified companies must comply with internal audits, it is common to have certain mistakes when performing them, such as:
- Attempt to carry out a single annual audit at the facility. Attempting to audit all areas in a single day may be impractical due to the time it takes and the need for coordination for different departments.
- Not having an internal auditors committee. It is necessary to have at least two internal auditors from different areas, to carry out cross-departmental audits.
- Not having an annual plan that establishes the scheduled audits to the different departments. An annual plan can allow those involved to know the estimated dates of the next audit and provide timely follow-up to it.
- The lack of a support format that is used as a guide at the time of the audit, in which basic aspects and/or criteria are established to cover and highlight during the audit.
- Not inform management of the results obtained after an audit. This can be done through meetings, signed reports or informational emails.
- Not having evidence of realized audits and of the plan after it, indicating the taken corrective actions, as well as findings tracking and closing. It is recommended to integrate all the information in a file of internal audits.
It is important to remember that a total compliance of the established processes leads to greater security within the company’s facilities, products, personnel and foreign trade operations, avoiding discrepancies and incidents in its supply chain, as well as maintaining his certification as an Authorized Economic Operator.
Without anything else at this moment, do not hesitate to contact us.
Sincerely,
AOE Certifications Division
TLC Asociados, S.C.
Partial or total reproduction is prohibited. All rights reserved to TLC Asociados, S.C. The content of this article is not a private consultation, therefore, TLC Asociados, S.C., and its team and author, are not responsible for any interpretation or use that the reader or recipient could give to it.
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390 – Errores más comunes en auditorías internas del OEA/ Most common mistakes on AEO internal audits
Las empresas que se encuentran certificadas como Operador Económico Autorizado (OEA), además de recibir beneficios, también adquieren obligaciones establecidas en la regla 7.2.1 de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE).
Una de las obligaciones más importantes es encontrarse en cumplimiento de los procesos establecidos en el Perfil de Seguridad, entre ellos, el estándar 1.3 que habla de auditorías internas.
El propósito de las auditorías internas es que se verifique la correcta implementación y cumplimiento de los procedimientos de seguridad por parte de todos los departamentos involucrados en la certificación, así como detectar observaciones y mejoras continuas para lograr la mayor seguridad de las operaciones evitando verse involucrados en incidentes.
Aunque todas las empresas certificadas deben cumplir con las auditorías internas, es común contar con ciertos errores al momento de realizarlas, como son:
- Intentar llevar a cabo una sola auditoría anual en la planta. Intentar auditar todas las áreas en un solo día, puede resultar impráctico debido al tiempo que toma y a la necesidad de coordinación por parte de los distintos departamentos.
- No contar con un comité de auditores internos. Es necesario contar con al menos dos auditores internos de distintas áreas, de manera que se lleven a cabo auditorías cruzadas entre departamentos.
- No contar con un plan anual en el que se establezca la calendarización de auditorías a los distintos departamentos. Un plan anual puede permitir a los involucrados conocer la fecha estimada de la siguiente auditoría y dar seguimiento puntual a la misma.
- La falta de un formato de apoyo que se utilice como guía al momento de efectuar la auditoría, en donde se establezcan aspectos y/o criterios básicos para cubrir y evidenciar durante la auditoría.
- No informar a gerencia los resultados obtenidos luego de una auditoría. Esto se puede llevar a cabo mediante reuniones, reportes firmados o correos electrónicos informativos.
- No contar con evidencia de las auditorías realizadas y del plan posterior a la misma, en donde señale las acciones correctivas que se tomaron, así como seguimiento y cierre de hallazgos. Se recomienda integrar toda la información en un expediente de auditorías internas.
Es importante recordar, que un cumplimiento total de los procesos establecidos, lleva a la empresa a contar con una mayor seguridad de sus instalaciones, sus productos, su personal y sus operaciones de comercio exterior, evitando discrepancias e incidentes en su cadena de suministros, así como el mantenimiento de su certificación como Operador Económico Autorizado.
Sin otro asunto en particular quedamos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto de la presente información.
Atentamente
División de Certificaciones OEA
TLC Asociados, S.C.
Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados de TLC Asociados, S.C. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto TLC Asociados, S.C., su equipo y su autor, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el lector o destinatario le pueda dar.
Authorized Economic Operators (AEO) certified companies, in addition to the benefits, also acquire obligations established in rule 7.2.1 of the Foreign Trade General Rules (RGCE, for its Spanish acronym).
One of the most important obligations is to comply with the processes established in the Security Profile, among them, the 1.3 standard that talks about internal audits.
The purpose of the internal audits is to verify the correct implementation and compliance with security procedures by all the involved departments in the certification, as well as detect feedback and continuous improvements in order to achieve greater security on operations, avoiding being involved in incidents.
Although all certified companies must comply with internal audits, it is common to have certain mistakes when performing them, such as:
- Attempt to carry out a single annual audit at the facility. Attempting to audit all areas in a single day may be impractical due to the time it takes and the need for coordination for different departments.
- Not having an internal auditors committee. It is necessary to have at least two internal auditors from different areas, to carry out cross-departmental audits.
- Not having an annual plan that establishes the scheduled audits to the different departments. An annual plan can allow those involved to know the estimated dates of the next audit and provide timely follow-up to it.
- The lack of a support format that is used as a guide at the time of the audit, in which basic aspects and/or criteria are established to cover and highlight during the audit.
- Not inform management of the results obtained after an audit. This can be done through meetings, signed reports or informational emails.
- Not having evidence of realized audits and of the plan after it, indicating the taken corrective actions, as well as findings tracking and closing. It is recommended to integrate all the information in a file of internal audits.
It is important to remember that a total compliance of the established processes leads to greater security within the company’s facilities, products, personnel and foreign trade operations, avoiding discrepancies and incidents in its supply chain, as well as maintaining his certification as an Authorized Economic Operator.
Without anything else at this moment, do not hesitate to contact us.
Sincerely,
AOE Certifications Division
TLC Asociados, S.C.
Partial or total reproduction is prohibited. All rights reserved to TLC Asociados, S.C. The content of this article is not a private consultation, therefore, TLC Asociados, S.C., and its team and author, are not responsible for any interpretation or use that the reader or recipient could give to it.
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