Hoy en día el tráfico de materiales ilícitos entre las fronteras de los diferentes países del mundo es más recurrente, siendo las empresas que realizan operaciones de comercio exterior las más afectadas. En la actualidad las empresas en sus diferentes rubros tales como Maquiladoras, Auto Transportista Terrestre, Agencias Aduanales, se suman al programa Operador Económico Autorizado (OEA), debido a los altos beneficios de seguridad en sus operaciones en la cadena de suministros.

Las empresas que cuentan con dicho programa deben de tener en cuenta los pilares básicos que conforman una empresa segura de acuerdo con el programa de certificación Operador Económico Autorizado, con el objetivo de identificar e incorporar las mejores prácticas en los diferentes puntos de la cadena de suministros, por mencionar algunos, los siguientes:

• Análisis de riesgo.

La empresa debe poder detectar amenazas y vulnerabilidades que se presenten en la cadena de suministros. Así mismo, deberá realizar un proceso por escrito para determinar riesgos con base al modelo de su organización (análisis de clientes y proveedores, análisis de rutas, análisis de puestos críticos y/o sensibles, espionaje industrial, robo o fuga de información, conspiraciones internas, entre otros que le permitan implementar y mantener medidas de seguridad apropiadas.

• Plan de contingencia.

La empresa debe implementar métodos para asegurar la continuidad del negocio en caso de una situación que afecte el desarrollo normal de las actividades y las operaciones de comercio exterior de la empresa en su cadena de suministros, por ejemplo: cierre de aduanas, amenazas, bloqueos, contaminación, robo de mercancía, problemas con GPS, etc., evaluando lo mismo por medio de ejercicios prácticos o simulacros. Es importante mencionar que los planes de contingencia establecidos deben ser comunicados con el personal responsable con la finalidad de que puedan actuar en caso de algún incidente.

• Auditorías internas.

Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar y realizar auditorías periódicas, que permitan evaluar todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros de una manera más crítica y profunda. Las auditorías deben ser realizadas por personal autorizado y, en lo posible, independiente de la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento documentado para su realización. Las auditorías pueden ser generales o centrarse en tópicos seleccionados de acuerdo con las circunstancias.

• Auditorías socios comerciales.

Se debe contar con procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de socios comerciales según la organización (Transportistas, Agentes aduanales, empresas maquiladoras, fabricantes, vendedores, proveedores de partes y materias primas, proveedores de servicios como limpieza, seguridad, contratación de personal) y de acuerdo con su análisis de riesgo, exigir que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros internacional.

Se debe implementar un programa documentado de concientización sobre amenazas establecido y mantenido por el personal de seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. Los empleados deben conocer los procedimientos establecidos en la compañía para considerar una situación y cómo denunciarla.

• Cámaras de seguridad.

Sin excepción, las empresas deben contar con Sistemas de alarma y Circuito Cerrado de Televisión (CCTV) para vigilar, notificar o disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones, además, mantener evidencia de grabaciones para poder deslindarse de responsabilidad en caso de alguna contaminación en la carga o algún evento desafortunado. Las cámaras de seguridad deben permitir una buena visibilidad, en especial de las áreas consideradas críticas, como: perímetros de la instalación, áreas de carga y descarga, almacén, inspecciones de 17 puntos, entre otros, contando con un respaldo mínimo de 30 días.

La certificación del programa Operador Económico Autorizado abarca diversos lineamientos y estándares de seguridad que deben ser llevados a cabo por la empresa y a la vez, involucrar a todos los departamentos y/o áreas, especialmente a las áreas sensibles; con la finalidad de lograr una cadena comercial segura, libre de drogas, contrabando, terrorismo, tráfico de armas y dinero, brindando mayor transparencia en las operaciones de la cadena de suministros.

Sin otro asunto en particular quedamos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto de la presente información.

Atentamente

División Certificaciones OEA

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Currently, the trafficking of illegal materials is more frequent among the borders from several countries in the world, and the most affected companies are the ones that perform foreign trade operations. Nowadays, the companies, in their different sectors, such as Maquilas, Land Carrier, Customs Agencies, are joining the Authorized Economic Operator Program (AEO), due to the high security benefits in their operations in the supply chain.

The companies with this Program must take notice of the basic pillars that compose a safe company according to the Authorized Economic Operator Certification Program, in order to identify and integrate superior practices in the different points of the supply chain. The following concerns some of the points aforementioned:

• Risk Analysis.

The company must be capable to detect threats and vulnerabilities that might be presented in the supply chain. Additionally, the company must perform a written process to determine risks based on the model of its organization (analysis of customers, suppliers, routes, critical or/and sensitive positions, industrial espionage, information leakage or robbery, internal conspiracies, among others that enable the company to implement and maintain proper security measures).

• Contingency Plan.

The company must implement methods to guarantee the continuity of the business in case of a circumstance that may affect the normal development of the activities and foreign trade operations of the company in its supply chain, for instance: closed customs offices, threats, blockages, pollution, merchandise theft, GPS problems, etc., evaluating the same elements through practical exercises or drills. it should be mentioned that the established contingency plans must be transmitted to the staff in charge in order to take immediate actions incase of an incident.

• Internal Audits.

In addition to the monitoring of routine regarding security and control, it is necessary to program and perform periodic audits that enable to assess all procedures in terms of security in the supply chain in a more critical and comprehensive manner. The audits must be performed by the authorized personnel and, within their possibilities, regardless of the audited activity, they might be part of the organization. A documented procedure must be established to be performed. These audits might be of general nature or be focused on matters selected according to the circumstances.

• Trade Partners Audits.

Written and verifiable procedures must be presented for the selection and recruitment of trade partners according to the organization (Transporters, Customs Agents, maquila industries, manufacturers, sellers, parts and raw materials suppliers, cleaning services suppliers, security, staff recruitment) and according to their risk analysis, demanding the compliance of the security measures to reinforce the international supply chain.

• Trainings.

A documented self-awareness Program about threats must be implemented, which must be established and maintained by the security staff to recognize and promote the awareness about terrorism and contraband threats  in every single point of the supply chain. the employees must identify the established procedures in the company to evaluate every circumstance and be able to report it.

• Security Cameras.

Without exception, the companies must have a Warning System and a Closed-Circuit Television (CCTV) to monitor, notify or detect unauthorized accesses and prohibited activities in the facilities, in addition to keep evidence of the recordings in order to divest from the responsibility in case of having contaminated load or any unfortunate event. The security cameras must provide a good visibility, especially, in the critical areas, such as: facility perimeters, loading and unloading areas, warehouse, inspections in 17 points, among others, having a minimum support during 30 days.

The certification of the Authorized Economic Operator Program includes several guidelines and security standards that must be perform by the company and, additionally, involve all departments or/and areas, especially the sensitive areas; in order to achieve a safe and drugs-free supply chain, which must be as well free from smuggling, terrorism, arms trafficking and money laundering, providing greater transparency in the supply chain operations.

Without anything else at this moment, do not hesitate to contact us.

Sincerely,

AEO Certifications Division

TLC Asociados, S.C.

karla@www.tlcasociados.com.mx

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