Como parte del programa Customs Trade Partnership Against Terrorism, por sus siglas CTPAT, las empresas que forman parte de este, y cuentan con el estatus de Certificada, o certificada-validada, recibirán una visita de la autoridad americana CBP, con el objetivo de validar el cumplimiento de los criterios de seguridad establecidos en el programa.

Estas visitas se agendan al año siguiente en que las empresas nuevas en el programa obtuvieron el estatus de certificada, sin embargo, una vez validadas, las empresas recibirán visitas de revalidación aproximadamente cada 4 años.

Al inicio de cada año, la autoridad selecciona las empresas que recibirán una visita de validación, de acuerdo con el año tentativo que muestra el portal de CTPAT, notificando a los puntos de contacto proporcionados. Es por ello por lo que algunas empresas han sido notificadas de su próxima validación o revalidación en las últimas semanas.

Es importante destacar que debido a la pandemia por Covid-19, las revalidaciones se están llevando a cabo de manera virtual, por lo que las empresas deberán tomar en cuenta los siguientes puntos clave para estar preparados:

1. Actualización del portal

Al llegar el año de su validación tentativa de acuerdo con su portal, la empresa debe asegurarse que la información plasmada en su cuenta, así como los puntos de contacto proporcionados, reflejan la realidad de la empresa con el fin de facilitar la comunicación con su especialista.

2. Organización previa a la visita

Una vez que el especialista comunique la fecha y la agenda de visita, es importante que se dé a conocer entre el personal de las áreas involucradas en la certificación con el fin de contar con su disponibilidad durante la validación.

3. Presentación General

Se recomienda a las empresas preparar una presentación para el día de la validación, en la cual se muestre al especialista de CBP una introducción a la empresa y datos generales de sus operaciones.

4. Análisis de riesgos

Se deberá contar con la matriz de análisis de riesgos actualizada, es decir no mayor a un año, que cumpla con los criterios establecidos.

5. Carpeta general de procesos

Con el objetivo de agilizar el tiempo de visita es importante contar con un consolidado digital de todos los documentos y evidencias enfocados en la seguridad de la cadena de suministros que el especialista revisará.

6. Llevar a cabo pruebas con tecnologías de la información

Las revalidaciones virtuales deben realizarse mediante una plataforma de videoconferencia, por lo que se recomienda realizar pruebas previas a la revalidación para solucionar cualquier falla técnica que pudiera surgir. Asimismo, se recomienda hacer uso de las tecnologías con que cuente la empresa para mostrar la infraestructura y estado físico de la empresa, como puede ser: CCTV, videos, fotografías, drones, planos arquitectónicos, etc.

Derivado de una validación, la autoridad generará un reporte de las recomendaciones y acciones correctivas requeridas, las cuales deberán ser respondidas por las empresas a través del portal, en un plazo no mayor a 90 días.

Si tu empresa se encuentra próxima a ser revalidada, acércate a TLC Asociados para una adecuada preparación que lleve al éxito de la visita. 

“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”. 

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As part of the Customs Trade Partnership Against Terrorism (CTPAT) program, the companies that are part of this program, and have the status of Certified or Certified-Validated, will receive a visit from the CBP American authority, in order to validate compliance with the security criteria established in the program.

These visits are scheduled the year after the companies that are new to the program obtained certified status, however, once validated, companies will receive revalidation visits approximately every 4 years.

At the beginning of each year, the authority selects the companies that will receive a validation visit, according to the tentative year shown on the CTPAT website, notifying the contact points provided. This is why some companies have been notified of their upcoming validation or revalidation in the last few weeks.

It is important to emphasize that due to the Covid-19 pandemic, revalidations are being carried out virtually, so companies should take into account the following key points in order to be prepared:

1. Updating the website

Upon reaching the year of its tentative validation according to its website, the company must ensure that the information contained in its account, as well as the contact points provided, reflect the reality of the company in order to facilitate communication with its specialist.

2. Pre-visit organization

Once the specialist communicates the date and agenda of the visit, it is important that it is communicated among the personnel of the areas involved in the certification in order to count on their availability during the validation.

3. General Presentation

It is recommended that companies prepare a presentation for the day of validation, in which the CBP specialist is introduced to the company and general information about its operations.

4. Risk Analysis

The risk analysis matrix must be up to date, in other words, not older than one year, and must comply with the established criteria.

5. General process folder

In order to speed up the visit time, it is important to have a digital consolidation of all documents and evidence focused on supply chain security that the specialist will review.

6. Carrying out IT testing

Virtual revalidations must be carried out through a videoconferencing platform, so it is recommended to carry out tests prior to the revalidation to solve any technical failure that may arise. In addition, it is recommended to make use of the technologies available to the company to show the infrastructure and physical state of the company, such as: CCTV, videos, photographs, drones, architectural plans, etc.

Derived from a validation, the authority will generate a report of the recommendations and corrective actions required, which must be responded to by the companies through the website, within a period not exceeding 90 days.

If your company is about to be revalidated, contact TLC Asociados for an appropriate preparation that will lead to the success of the visit.

“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”. 

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