Evita errores comunes en tu actualización anual CTPAT
Como parte de las obligaciones de las empresas certificadas en el programa CTPAT, se encuentra la actualización anual del perfil de seguridad. Este trámite se realiza conforme a la fecha de renovación asignada a la organización, aunque también es posible actualizar el perfil antes si han ocurrido cambios importantes en los procedimientos o en la empresa. Esta actualización no debe verse sólo como un requisito, sino como una oportunidad para revisar y reforzar las prácticas de seguridad que se llevan a cabo para garantizar el cumplimiento continuo de los criterios mínimos CTPAT. Mantener el perfil actualizado es crucial para adaptarse a los cambios operativos y contar con las herramientas para responder de manera efectiva a los riesgos que se presentan en la cadena de suministro.
Entre los errores más frecuentes durante la actualización, se encuentran los siguientes puntos:
- Uso de políticas obsoletas: Incluir en el perfil políticas que ya no reflejan las operaciones reales de la empresa o que han quedado desactualizadas puede generar observaciones o incluso el rechazo del perfil. Es importante verificar que todas las políticas estén actualizadas y acompañadas de evidencia reciente que respalde su aplicación.
- Reutilización de respuestas anteriores: Copiar y pegar respuestas de años anteriores sin actualizarlas puede dar la impresión de que no ha habido avances o ajustes en los procesos internos. Cada respuesta debe revisarse y ajustarse a la situación actual de la empresa, respaldándose con documentación vigente y específica.
- No incluir evidencias de soporte recientes: Es importante proporcionar al especialista CTPAT documentación actualizada de la aplicación de las medidas de seguridad, como formatos, bitácoras, cuestionarios y reportes llenados para demostrar que los procedimientos se están llevando a cabo día a día.
- No fomentar la colaboración interna: Se recomienda involucrar a las áreas clave en la implementación de políticas durante la actualización y recopilación de evidencias para garantizar que las respuestas sean precisas y reflejen la operación actual de la empresa.
Para obtener más información o recibir orientación especializada sobre el proceso de actualización del perfil de seguridad CTPAT, acércate a los especialistas de TLC Asociados, quienes están disponibles para brindarte el apoyo necesario y fortalecer tus prácticas de seguridad conforme a los criterios mínimos establecidos por el programa.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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División de Certificaciones OEA/CTPAT
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As part of the obligations of companies certified in the CTPAT program, the safety profile must be updated annually. This is done according to the renewal date assigned to the organization, although it is also possible to update the profile earlier if there have been important changes in the procedures or in the company. This update should not only be seen as a requirement, but also as an opportunity to review and reinforce the security practices in place to ensure continued compliance with the CTPAT minimum criteria. Keeping the profile up to date is crucial to adapt to operational changes and have the tools to effectively respond to risks in the supply chain.
Among the most frequent errors during the update are the following points:
- Use of outdated policies: Including policies in the profile that no longer reflect the actual operations of the company or that are outdated may result in remarks or even rejection of the profile. It is important to verify that all policies are up to date and accompanied by recent evidence to support their application.
- Reuse of previous responses: Copying and pasting responses from previous years without updating them may give the impression that there has been no progress or adjustments to internal processes. Each response should be reviewed and adjusted to the company’s current situation, supported by current and specific documentation.
- Do not include recent supporting evidence: It is important to provide the CTPAT specialist with up-to-date documentation of the implementation of security measures, such as completed forms, logs, questionnaires and reports to demonstrate that procedures are being carried out on a day-to-day basis.
- Do not encourage internal collaboration: It is recommended to involve key areas in policy implementation during the update and evidence gathering to ensure that responses are accurate and reflect the current operation of the company.
For more information or to receive specialized guidance on the CTPAT security profile update process, please contact TLC Asociados specialists, who are available to provide you with the necessary support and strengthen your security practices in accordance with the minimum criteria established by the program.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
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