¿Estás listo para tu visita de validación CTPAT?
Como parte del mantenimiento y permanencia en el programa CTPAT, todas las empresas miembros se comprometen a participar en las validaciones realizadas por la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos (CBP, por sus siglas en inglés) con el objetivo de verificar que los procedimientos descritos en su solicitud y establecidos en el perfil de seguridad se estén realizando conforme a los criterios mínimos de seguridad.
La autoridad se encarga de enviar una notificación para agendar la evaluación y confirmar detalles de logística conforme al ciclo de validación de cada empresa. Las notificaciones son enviadas directamente por el especialista de CBP asignado a su cuenta por correo electrónico, por lo que es importante que los puntos de contacto se mantengan al tanto de cualquier notificación recibida para dar respuesta y resolver cualquier duda.
Una vez agendada la visita, las validaciones se llevan a cabo de manera presencial con la presencia del personal que participa en las áreas más relevantes de la seguridad en la cadena de suministros.
Se recomiendan los siguientes puntos para estar preparados:
- Difusión con todo el personal de la empresa.
Una vez que el especialista comunique la fecha y agenda la visita, es importante que se dé a conocer al comité de seguridad conformado en la certificación con el fin de contar con su disponibilidad durante la visita, así como darle aviso al resto del personal con el objetivo de transmitir la importancia de la seguridad en la cadena de suministros.
- Presentación General.
Se recomienda a las empresas preparar una presentación para el día de la visita, en la cual se muestre al especialista de CBP una introducción a la empresa y datos generales de sus operaciones, posterior a la presentación de quienes estarán reunidos al momento de la visita.
- Carpeta de procedimientos.
Con el objetivo de agilizar el proceso de visita es importante contar con los procedimientos, formatos y evidencias enfocados en la seguridad de la cadena de suministros que el especialista revisará.
Derivado de una validación, la autoridad generará un reporte de las recomendaciones y acciones correctivas requeridas, en un plazo de 60-90 días, las cuales deberán ser respondidas por las empresas a través del portal, en un plazo no mayor a 90 días.
Si tu empresa se encuentra próxima a ser validada o revalidada y quieres conocer más acerca de tu visita puedes solicitarlo y apoyarte en TLC Asociados para mantenerte en cumplimiento.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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División de Certificaciones OEA/CTPAT
TLC Asociados S.C.
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As part of maintaining and remaining in the CTPAT program, all member companies agree to participate in validations conducted by U.S. Customs and Border Protection (CBP) to verify that the procedures described in their application and set forth in the security profile are being performed in accordance with the minimum security criteria.
The authority is responsible for sending a notification to schedule the evaluation and confirm logistical details according to each company’s validation cycle. Notifications are sent directly by the CBP specialist assigned to your account via email, so it is important that the points of contact are kept abreast of any notification received to respond and resolve any questions.
Once the visit is scheduled, validations are carried out in person with the presence of personnel involved in the most relevant areas of supply chain security.
The following points are recommended in order to be prepared:
1. Dissemination with all company personnel.
Once the specialist communicates the date and agenda of the visit, it is important to inform the safety committee formed in the certification in order to count on their availability during the visit, as well as to inform the rest of the personnel with the objective of transmitting the importance of safety in the supply chain.
2. General Presentation.
It is recommended that companies prepare a presentation for the day of the visit, in which the CBP specialist is shown an introduction to the company and general information about its operations, following the presentation of those who will be present at the time of the visit.
3. Procedure Folder.
In order to expedite the visit process, it is important to have procedures, forms and evidence focused on supply chain security that the specialist will review.
As a result of a validation, the authority will generate a report of the recommendations and corrective actions required, within 60-90 days, which must be responded to by the companies through the portal, within a period not exceeding 90 days.
If your company is about to be validated or revalidated and you would like to learn more about your visit, you can request it and rely on TLC Asociados to keep you in compliance.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
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