Como prepararse ante una visita de CTPAT
Como parte del programa CTPAT, las empresas se comprometen a participar en las validaciones físicas o virtuales mismas que son realizadas por la autoridad CBP con el objetivo de corroborar que los procedimientos descritos en su solicitud y perfil de seguridad se estén realizando correctamente.
Estas validaciones físicas son visitas a su instalación, se agendan al año siguiente de que las empresas nuevas en el programa obtuvieron el estatus de certificada, una vez validadas, las empresas recibirán visitas de revalidación en un aproximado de cada 5 años.
Al inicio de cada año, la autoridad selecciona las empresas que recibirán una visita de validación, de acuerdo con el año tentativo que muestra el portal de CTPAT. Las empresas que han sido seleccionadas para ser parte de una validación física son notificadas por el especialista de CBP asignado a su cuenta por correo electrónico, por lo que es importante que los puntos de contacto se mantengan al tanto de cualquier notificación recibida para dar respuesta y resolver cualquier duda. Se recomiendan los siguientes puntos para estar preparados:
- Difusión con todo el personal de la empresa.
Una vez que el especialista comunique la fecha y agenda la visita es importante que se dé a conocer a las áreas involucradas en la certificación con el fin de contar con su disponibilidad durante la visita.
- Presentación General.
Se recomienda a las empresas preparar una presentación para el día de la visita, en la cual se muestre al especialista de CBP una introducción a la empresa y datos generales de sus operaciones, posterior a la presentación de quienes estarán reunidos al momento de la visita.
- Carpeta de procedimientos.
Con el objetivo de agilizar el proceso de visita es importante contar con los procedimientos, formatos y evidencias enfocados en la seguridad de la cadena de suministros que el especialista revisará.
Derivado de una validación, la autoridad generará un reporte de las recomendaciones y acciones correctivas requeridas, en un plazo de 60-90 días, las cuales deberán ser respondidas por las empresas a través del portal, en un plazo no mayor a 90 días.
Si tu empresa se encuentra próxima a ser validada o revalidada y quieres conocer más acerca de tu visita puedes solicitarlo y apoyarte en TLC Asociados para mantenerte en cumplimiento.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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División de Certificaciones OEA/CTPAT
TLC Asociados S.C.