Lineamientos de Mejores Prácticas CTPAT 2021
Desde el 2006, el programa CTPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism) ha publicado información relacionada a las mejores prácticas en la cadena de suministro, con el objetivo de proveer a los Miembros información actualizada de las medidas de seguridad que los Especialistas de la Seguridad en la Cadena de Suministro CTPAT consideraban altamente efectivas durante las visitas de validación.
Con el tiempo, varias de estas mejores prácticas se convirtieron en estándares de la industria, lo cual llevó a la publicación de la Actualización de Mejores Prácticas 2009, en donde se encontraba una lista de mejores prácticas que los Miembros debían seguir para exceder los Criterios Mínimos de Seguridad (MSC). Sin embargo, los Miembros de este programa podían utilizar este listado para seguir las mejores prácticas sin contar con evidencia de seguir una serie de estándares – un sistema.
Tras diálogos con la comunidad de comercio, CTPAT determinó en 2017 que este enfoque no resultaba claro, y que la implementación de un sistema de mejores prácticas creaba un proceso más ágil y efectivo, en donde cada empresa pudiera identificar y construir sus mejores prácticas de manera específica y única, definiendo una Mejor Práctica CTPAT como “una medida de seguridad que cuenta con el apoyo de Alta Gerencia para su promoción y mantenimiento. La medida es innovadora para el modelo y tamaño de la empresa, verificable a través de evidencia documentada/observable de implementación y puesta a prueba/auditada para su efectividad.”
Para el programa CTPAT, una mejor práctica debe de cumplir los cinco siguientes requisitos, los cuales están sujetos a verificación por el Especialista de Seguridad en la Cadena de Suministro CTPAT:
- Apoyo de Alta Gerencia – Contar con una medida de seguridad que sea promovida y sustentada por Alta Gerencia:
- Inspira y promueve la innovación y mejora continua.
- Asegura que el apoyo y recursos económicos es la disponibilidad de apoyo y recursos económicos para implementar y mantener una medida de seguridad robusta (personal, entrenamiento, tecnología, equipo, etc.).
- Provee incentivos y reconocimiento para mantener niveles altos de seguridad.
- Integra las medidas de seguridad a los procedimientos de negocio existentes.
- La medida es innovadora para el modelo y tamaño de la empresa del Miembro – La medida de seguridad incorpora:
- Automatización para mejorar su efectividad.
- Tecnología para mejorar un proceso, control, balances y responsabilidades.
- Proceso simplificado para incrementar la transparencia y detectar anomalías rápidamente.
- Procesos documentados – Para garantizar la consistencia y continuidad, el proceso para llevar a cabo la medida de seguridad debe de ser documentada (por escrito), para incluir una o más de las siguientes, de acuerdo con el modelo y tamaño de la empresa:
- Políticas.
- Procedimientos
- Instrucciones de Trabajo.
- Listas de Control.
- Sistema de Control y Balances – Para garantizar la confiabilidad de la medida de seguridad, el Miembro debe de haber implementado un sistema regular y recurrente de control, balances y responsabilidades que incorporen una o más de las siguientes medidas:
- Pruebas internas y externas apoyadas por planes de medidas correctivas y monitoreo de seguimiento basado en los resultados de las acciones correctivas.
- Auditorías internas y externas apoyadas por planes de acciones correctivas y monitoreo de seguimiento basado en los resultados de las acciones correctivas.
- Evidencia de Implementación – El Miembro ha cumplido con todos los requerimientos de seguridad del programa y la evidencia que el Especialista de Seguridad en la Cadena de Suministro ha verificado que se ha implementado un proceso o tecnología de negocio innovador. Esta verificación puede haberse realizado durante el proceso de validación, revisión de documentos, o ambos.
Los Miembros CTPAT, en las categorías de Importadores y Exportadores, pueden subir del Nivel II (Certificado-Validado) a Nivel III (Certificado-Extraordinario) si cumplen con los siguientes requerimientos:
- Cumplir con los Criterios Mínimos de Seguridad.
- Haber tenido una validación CTPAT exitosa, sin tener acciones requeridas.
- Haber demostrado a su Especialista de Seguridad en la Cadena de Suministro CTPAT que han implementado al menos una de las mejores prácticas, de acuerdo con el Sistema de Mejores Prácticas.
CTPAT espera extender la oportunidad a otras entidades de la cadena de suministro – como los transportistas- para convertirse en Nivel III en el futuro.
Para conocer más acerca de los requerimientos de mejores prácticas y lineamientos de la certificación CTPAT, te invitamos a asesorarte con TLC Asociados y obtener más información relevante para tu empresa.
“En TLC Asociados desarrollamos un equipo multidisciplinario de expertos en auditorías y análisis de riesgos para asesorar y promover el cumplimiento en operaciones de comercio exterior”.
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División de Certificaciones OEA y C-TPAT
TLC Asociados S.C.
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Since 2006, the Customs Trade Partnership Against Terrorism (CTPAT) program has published information related to supply chain best practices, with the objective of providing Members with up-to-date information on security measures that CTPAT Supply Chain Security Specialists considered highly effective during validation visits.
Eventually, several of these best practices became industry standards, leading to the publication of the 2009 Best Practices Update, which contained a list of best practices for Members to follow in order to exceed the Minimum Safety Criteria (MSC). However, Members of this program could use this list to follow best practices without evidence of following a set of standards – a system.
Following dialogues with the trade community, CTPAT determined in 2017 that this approach was unclear, and that implementing a system of best practices created a more agile and effective process, where each company could identify and build its best practices in a specific and unique way, defining a CTPAT Best Practice as “a security measure that has the support of Senior Management for its promotion and maintenance. The measure is innovative for the company’s model and size, verifiable through documented/observable evidence of implementation and tested/audited for effectiveness.”
For the CTPAT program, a best practice must meet the following five requirements, which are subject to verification by the CTPAT Supply Chain Security Specialist:
1. Senior Management Support – To have a security measure that is promoted and supported by Senior Management that:
- Inspires and promotes innovation and continuous improvement.
- Ensures that financial support and resources include the availability of financial support and resources to implement and maintain a robust security measure (personnel, training, technology, equipment, etc.).
- Provides incentives and recognition for maintaining high levels of safety.
- Integrates security measures into existing business procedures.
2. The measure is innovative for the Member’s business model and size – The security measure incorporates:
- Automation to improve the effectiveness.
- Technology improves processes, control, balances and responsibilities.
- Simplified process to increase transparency and detect anomalies in a fast way.
3. Documented processes – To ensure consistency and continuity, the process for carrying out the security measure should be documented (in writing), to include one or more of the following, according to the model and size of the company:
- Policies.
- Proceedings.
- Work Instructions.
- Checklists.
4. Checks and Balances System – To ensure the reliability of the security measure, the Member must have implemented a regular and recurring system of checks, balances and accountabilities incorporating one or more of the following measures:
- Internal and external testing supported by corrective action plans and follow-up monitoring based on corrective action results.
- Internal and external audits supported by corrective action plans and follow-up monitoring based on corrective action results.
5. Evidence of Implementation – The Member has complied with all program security requirements and evidence that the Supply Chain Security Specialist has verified that an innovative business process or technology has been implemented. This verification may have been performed during the validation process, document review, or both.
CTPAT Members, in the Importer and Exporter categories, may upgrade from Level II (Validated-Certificate) to Level III (Extraordinary-Certificate) if they meet the following requirements:
- Compliance with Minimum Safety Criteria.
- Accomplishment of a successful CTPAT validation, with no actions required.
- A previous demonstration to their CTPAT Supply Chain Security Specialist that they have implemented at least one of the best practices in accordance with the Best Practice System.
CTPAT expects to extend the opportunity to other supply chain entities – such as shippers – to upgrade to Level III in the future.
To learn more about the best practice requirements and guidelines for CTPAT certification, we invite you to consult with TLC Asociados and obtain more information relevant for your company.
“In TLC Asociados, we develop a multidisciplinary team of experts in audits and risk analysis for consulting and ensuring compliance with foreign trade operations”.
For further information or comments regarding this article, please contact:
AEO and C-TPAT Certification Division
TLC Asociados S.C.
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